Istilah business case mungkin sudah akrab di telinga para pemilik bisnis sejak pertama kali memutuskan untuk membangun dan mengembangkan bisnis. Sebab, supaya sebuah perusahaan dapat mengoptimalkan tujuan dan target dalam proses bisnis, mereka harus menyusun manajemen merek (brand management) dengan berlandaskan business case yang komprehensif.
Bahkan, jika manager bisnis yang sedang atau akan merencanakan pengembangan bisnis yang berkelanjutan (business continuity plan), maka business case dapat membantu memudahkan proses evaluasi brand value atau kinerja bisnis, cost benefit analysis, rincian biaya yang perusahaan butuhkan (fixed cost) dan keluarkan (capital expense), risiko bisnis (risk appetite), dan evaluasi segala bentuk solusi bisnis yang perusahaan butuhkan (business benchmark).
Itulah mengapa keberadaan dan fungsionalitas metrik bisnis ini tidak bisa disepelekan atau dilupakan begitu saja dalam pemetaan proses bisnis (business process mapping). Anda bisa memahami apa itu business case secara lebih mendalam dengan membaca artikel persembahan inMarketing berikut ini.
Apa Itu Business Case?
Menurut situs Marketing91, business case adalah kumpulan dokumen yang menjelaskan bagaimana proses pengambilan keputusan bisnis perusahaan dalam tahap awal manajemen proyek. Di mana dokumen tersebut dirumuskan berdasarkan hasil riset pasar dan analisis data bisnis yang berdampak pada produk, pelanggan prospek, atau brand perusahaan.
Konsep ini berfokus pada semua aspek perubahan bisnis dan semua elemen utama dari manajemen proyek yang nantinya stakeholder analisis dan setujui (business analysis). Mulai dari:
- Visi dan misi bisnis (corporate social responsibility).
- Kebutuhan pasar (market orientation) dan permintaan pelanggan (demand).
- Waktu dan biaya perusahaan.
- Manfaat bisnis (value proposition)
- Strategi pemasaran dan proses penjualan bisnis.
- Analisis pure risk.
- Performance appraisal perusahaan.
- Kemampuan perusahaan.
Oleh sebab itu, banyak manajer bisnis mengatakan bahwa bisnis case menjadi bagian penting dalam pendokumentasian dan penghubung antar fakta bisnis yang relevan demi keputusan bisnis. Nantinya, dokumen tersebut dapat menggambarkan bahwa value bisnis bisa berdampak pada ROI dan profitabilitas bisnis yang positif.
Baca Juga:
- Perbedaan Business Plan dan Business Model Dalam Operasional Bisnis
- Teknik dan Cara Melakukan Data Mapping yang Efektif
Hingga saat ini, setiap pelaku bisnis dari berbagai niche dan ukuran; mulai dari perusahaan besar, startup, hingga bisnis UKM/UMKM; pasti membutuhkan business case. Terlebih secara spesifik, dokumen tersebut bermanfaat untuk:
- Merumuskan aktivitas dan hasil pengambilan keputusan bisnis terbaik.
- Manajemen risiko bisnis yang mumpuni (enterprise risk management).
- Memprediksi proses bisnis di masa mendatang (business forecast).
- Mendukung kolaborasi atau kerja sama antarperusahaan (contohnya kemitraan dan afiliasi).
Struktur Dalam Pembuatan Business Case
Sebuah business case yang baik haruslah dapat membuat pembaca sekaligus target pasar potensialnya (leads) mampu melalui masalah yang ada di dalamnya. Dengan kata lain, mereka harus mempertimbangkan semua masalah dan membuat keputusan untuk menyelesaikan masalahnya.
Untuk memecahkan masalah dan menyimpulkan keputusan yang baik, bisnis case harus memiliki struktur yang jelas untuk mengidentifikasi semua informasi bisnis. Adapun struktur yang harus ada dalam dokumen bisnis case adalah sebagai berikut.
1. Ringkasan Rencana Bisnis
Sesuai namanya, ringkasan rencana bisnis adalah ringkasan atau abstraksi singkat dari keseluruhan dokumen business case. Bagian ini memuat semua informasi penting tentang proyek dan mengkomunikasikan keseluruhan cerita kepada pembaca dengan tampilan yang ringkas.
Walaupun ringkasan ini menjadi bagian pertama dari isi dokumen, tapi Anda harus menulisnya di akhir pembuatan bisnis case. Dengan begitu, Anda dapat mencantumkan segala pilihan dan rekomendasi proses bisnis terbaik.
Baca Juga:
- 9 Elemen Business Model Canvas (BMC) untuk Kesuksesan Bisnis
- Mengenal Fitur WhatsApp API dan Perbedaannya dengan WhatsApp Business
2. Bagian Keuangan
Bagian keuangan pada business case sangatlah penting dan efektif bagi Anda atau stakeholder yang bertanggung jawab untuk menyetujui segala pendanaan. Di bagian ini, Anda bisa merumuskan financial appraisal dan analisis sensitivitas bisnis.
Dengan financial appraisal yang juga dikenal dengan financial statement atau report, Anda dapat mengidentifikasi implikasi keuangan untuk proyek, membandingkan biaya dengan perkiraan manfaat proyek, dan memprediksi arus kas atau cash flow (financial forecasting).
Sedangkan melalui perumusan analisis sensitivitas, Anda dapat memprediksi risiko proyek dan merencanakan alternatif bisnis dengan mengukur dampak pada hasil proyek atau asumsi perubahan nilai.
3. Definisi Proyek
Ini adalah bagian terbesar dari business case untuk nantinya diidentifikasi oleh sponsor proyek (sponsorship), stakeholder, dan tim proyek. Bagian definisi proyek akan menjawab sebagian besar pertanyaan seputar mengapa, apa, dan bagaimana tentang proyek Anda.
Menurut Workfront, bagian definisi proyek terdiri dari subbagian-subbagian berikut ini.
- Informasi latar belakang yang bertujuan untuk mendeskripsikan dengan jelas tentang bisnis case dan proyek. Misalnya, alasan mengapa proyek atau perubahan bisnis terjadi.
- Tujuan bisnis untuk menjelaskan mengapa Anda melakukan proyek tersebut. Sederhananya, tujuan bisnis akan membantu Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti apa tujuan bisnis Anda, apa yang akan Anda butuhkan untuk mengatasi masalah tersebut, dan bagaimana proyek akan mendukung strategi bisnis.
- Manfaat dan kekurangan yang berguna untuk menjelaskan manfaat finansial dan non-finansial bisnis secara bergantian dalam manajemen proyek. Misalnya, bermanfaat untuk meningkatkan kualitas brand (brand audit) beserta produk bisnis (product-led growth), menghasilkan pendapatan (revenue), mempertahankan daya saing bisnis yang kompetitif (competitive analysis), dan meningkatkan layanan pelanggan.
- Identifikasi solusi potensial untuk masalah bisnis dan jelaskan dengan cukup detail agar pembaca dapat memahaminya. Misalnya, jika bisnis case dan solusi yang diusulkan menggunakan teknologi, pastikan untuk menjelaskan bagaimana penggunaan teknologi tersebut.
- Cakupan dan dampak yang menjelaskan bagaimana cara Anda menyampaikan tujuan bisnis serta mengidentifikasi fungsi dan ruang lingkup bisnis (business environment) yang terpengaruh oleh proyek.
- Rencana garis besar memberikan ringkasan kegiatan utama dan skala waktu keseluruhan jadwal proyek. Idealnya, bagian ini mencantumkan hasil utama dan deskripsi singkat terkait proyek.
- Market assessment atau penilaian pasar sangat penting untuk memberikan penilaian menyeluruh tentang konteks bisnis. Contohnya pemahaman pangsa pasar dan segmen pasar operasi bisnis. Anda dapat memulai bagian ini dengan menanalisis politik, ekonomi, sosiologis, teknologi, hukum, dan lingkungan perusahaan (PESTLE analysis).
4. Organisasi Proyek
Bagian terakhir dari struktur business case ini merupakan bagian yang paling menarik bagi sebagian manajer proyek, tim proyek, dan manajer yang bertanggung jawab untuk memberikan pekerjaan ke proyek. Sebab, bagian organisasi proyek ditujukan untuk menjelaskan bagaimana proyek dikelola.
Itulah sekilas informasi yang perlu Anda pahami dari business case. Pada intinya, aspek paling penting dari pembuatan bisnis case adalah memahami manfaat yang diperoleh dari proyek.
Manfaat tersebut harus jelas agar dapat memengaruhi perubahan bisnis ke semua stakeholder bisnis. Perubahan bisnis harus ditunjukkan dengan baik dalam dokumen ini untuk memperoleh hasil komunikasi yang tepat dari semua manajer proyek (corporate communication strategy).
Temukan informasi lain seputar marketing dan business plan dengan subscribe website inMarketing. Kami juga menawarkan layanan digital marketing terbaik di era digitalisasi bisnis seperti sekarang. Mulai dari growth hack marketing, inbound marketing, 360 digital marketing, serta data-driven marketing untuk membantu perusahaan tumbuh dengan pesat (business growth).
Baca Juga:
- Elemen Total Quality Management (TQM) dan Keuntungannya untuk Bisnis
- Stakeholder Management : Definisi, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya
inMarketing adalah Digital Transformation Consultant dan Digital Marketing Strategy yang fokus pada Leads Conversion, Data-Driven dan Digital Analytics. Kami membantu korporasi untuk tumbuh lebih cepat dengan Marketing Technology Strategy. Konsultasi dengan kami? Contact.