Langkah-Langkah Menyusun Business Continuity Plan

busines continuity plan adalah

Saat ini, pandemi corona sedang menjadi bencana global, tak terkecuali juga di Indonesia. Banyak sektor usaha yang terpaksa harus mengalah dengan keadaan akibat pandemi ini. Untuk itulah, para pebisnis yang bertahan harus menyiasati keadaan dengan Business Continuity Plan.

Strategi Business Continuity Plan (BCP) penting Anda lakukan jika tidak ingin usah Anda mengalami kebangkrutan. Hal ini semakin parah dengan adanya wabah pandemi.

Agar bisa lebih memahami terkait perencanaan bisnis, pelajarilah dengan benar terkait plan dalam berbisnis ini. Untuk itu, inilah pengertian singkat mengenai BCP tersebut.

Pengertian Business Continuity Plan

Business Continuity Plan adalah strategi yang dilakukan perusahaan dalam menghadapi krisis, agar dapat bertahan hidup atau berada dalam keadaan seperti sebelum terjadi krisis.

Maksud dari krisis tersebut adalah krisis yang memiliki potensi untuk dapat mengganggu aktivitas usaha secara fatal, bahkan hingga berhenti beroperasi. Krisis tersebut bisa berupa pandemi penyakit, bencana alam, serta kejahatan cyber.

Manfaat Business Continuity Plan 

Manfaat Business Continuity Plan  adalah untuk membantu perusahaan tetap mendapat keuntungan dalam kondisi yang tidak seperti biasanya, contohnya saat terjadi pandemi seperti saat ini.

Dengan mengetahui BCP, perusahaan akan dapat mempertahankan aset, meningkatkan keberlangsungan organisasi, menghindari kerugian, dan meningkatkan branding.

Branding adalah kumpulan kegiatan komunikasi dari perusahaan untuk membangun dan membesarkan nama brand.

Manfaat lain yang adalah untuk memperkecil biaya yang berhubungan dengan pengeluaran yang dilakukan dalam masa krisis tersebut. Dengan begitu, berbisnis akan menjadi lebih efisien.

Tujuan Business Continuity Plan

Tujuan utama Business Continuity Plan adalah untuk menjadi panduan perusahaan dalam merespon, melindungi, mempertahankan, melanjutkan dan mengembalikan proses bisnis suatu perusahaan ke keadaan sebelum terjadi bencana.

Jika keadaan saat ini sedang terjadi pandemi, maka tujuan BCP adalah untuk mempertahankan aset dan keuntungan bisnis sama dengan sebelum pandemi.

Baca Juga :

Ruang Lingkup yang Mungkin Dapat Terdampak Krisis

Mengetahui ruang lingkup bertujuan agar perusahaan mengetahui hal apa yang harus mereka kendalikan, pulihkan dan kembangkan dengan cepat agar keberlangsungan bisnis tetap berjalan. Inilah penjelasan mengenai ruang lingkup tersebut.

1. Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia dalam hal ini adalah karyawan. Karyawan merupakan aset perusahaan yang harus mendapat perlindungan, karena dapat berpotensi terdampak krisis.

Jika dalam kasus pandemi seperti saat ini, maka perusahaan wajib memperhatikan kesehatan dan keselamatan karyawan, salah satunya dengan menerapkan program Work From Home (WFH), Program Vaksinasi Gratis untuk karyawan dan sebagainya.

2. Proses Bisnis

Adalah aktivitas dalam melakukan permintaan dan penawaran dalam bisnis. Proses bisnis adalah salah satu  hal yang dapat terdampak dari krisis.

Seperti saat pandemi seperti saat ini, yang sebelumnya proses bisnis tidak menerapkan physical distancing, ketika pandemi terjadi, seluruh perusahaan yang melakukan aktivitas jual beli wajib melakukan physical distancing, sehingga proses bisnis pun berubah.

3. Teknologi

Perkembangan teknologi menjadi hal yang dapat terdampak akibat terjadinya krisis. Seperti saat ini, yang awalnya kegiatan rapat, seminar, belajar mengajar dan sebagainya dapat terjadi melalui tatap muka.

Namun, sejak terjadi pandemi, kegiatan-kegiatan tersebut harus melalui online, sehingga pemanfaatan teknologi komunikasi massal seperti zoom dan google meet kian meningkat, yang akhirnya memaksa masyarakat untuk cepat menyesuaikan diri.

Baca Juga :

Karakteristik Penting dalam Menyusun Business Continuity Plan

karakteristik penting bcp

Sebelum menyusun Business Continuity Plan, penting untuk mengetahui karakteristik yang Anda butuhkan dalam menyusun dokumennya. Inilah penjelasan mengenai karakteristik tersebut.

1. Realistis

Dokumen BCP yang disusun harus realistis untuk dapat terimplementasi dan sebaiknya rencana tersebut sebaiknya mempunyai banyak rencana darurat, apabila terjadi kondisi di luar ekspektasi.

2. Efisien

Rencana yang disusun harus dapat terimplementasi dengan menggunakan sumber daya yang tersedia dengan seefisien mungkin, tidak terjadi pemborosan yang justru mengakibatkan kerugian.

3. Adaptif

Tidak bisa dipungkiri bahwa siklus bisnis dapat berubah dengan cepat, oleh sebab itu BCP yang disusun, harus selalu update, mengikuti perkembangan dunia bisnis, agar tidak tertinggal.

4. Komprehensif

Tahapan langkah-langkah BCP harus terencana secara matang dan menyeluruh mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengembangan, pikirkan juga rencana-rencana darurat dengan melakukan simulasi situasi yang sekiranya akan terjadi.

Baca Juga :

Langkah-Langkah Menyusun Business Continuity Plan

Terdapat Langkah-langkah yang perlu perusahaan lakukan akan menyusun Business Continuity Plan, Langkah-langkah tersebut harus dilaksanakan secara berurutan. Simak beberapa hal di bawah ini.

1. Lihat Kembali Rencana Bisnis

Melihat kembali apa yang menjadi peluang dan ancaman dari bisnis tersebut, kemudian lakukan kegiatan eliminasi terhadap hal-hal yang belum terlalu penting untuk diprioritaskan, dan segera prioritaskan hal yang memang dirasa penting untuk pengembangan bisnis.

Seperti saat terjadi pandemi seperti sekarang ini, hal yang menjadi prioritas dalam bisnis adalah faktor keamanan dan kenyamanan dalam memberikan pelayanan, seperti ketersediaan perlengkapan dalam mendukung protokol kesehatan.

2. Bentuk Tim

Pembentukan tim ini bertujuan untuk merumuskan berbagai strategi perencanaan yang nantinya akan tertulis dalam dokumen BCP dan juga untuk merumuskan proses pemulihan bisnis, jika bisnis yang bersangkutan mati.

Untuk itu, maka lakukanlah diskusi dengan melibatkan anggota di masing-masing divisi untuk memadukan persepsi dan dapat mengambil kesimpulan permasalahan apa yang sebenarnya terjadi pada perusahaan beserta langkah strategisnya.

3. Persiapkan Business Continuity Plan

Buatlah dokumen BCP dengan jelas dalam bentuk dokumen. Tulislah secara rinci hal-hal yang diperlukan agar dalam implementasinya, tidak terjadi kesalahan kerja.

Dokumen tersebut berisi langkah apa yang akan harus perusahaan kerjakan, sumber daya, serta batasan-batasan dalam melakukan pekerjaan. Tahapan ini juga dapat digunakan untuk melakukan pemulihan bisnis.

4. Implementasi Business Continuity Plan

Apabila dokumen BCP  telah disusun, maka perlu melakukan lngkah implementasi. Langkah ini melibatkan seluruh elemen perusahaan untuk menerapkan rencana dalam menjalankan kegiatan usahanya.

Tidak hanya itu, dalam langkah ini pula dapat dilakukan strategi pembaharuan dan pengembangan terhadap susunan rencana yang using. Segala hal perlu melalui pembenahan dan pembaruan agar bisa terus berjalan dengan lancar.

Kesimpulan

Beberapa langkah-langkah tersebut harus Anda terapkan dengan benar. Kesalahan penerapan sendiri bisa berdampak pada turunnya kualitas dari suatu perencanaan. Cobalah untuk bersifat rasional daripada harus berpikiran emosional.

Selain itu, penting juga mempelajari faktor eksternal. Hal ini bahkan sering luput dari perencanaan sehingga cenderung membuat para pelaku usaha tidak bisa bersiap. Untuk itu, pastikan bahwa hal kecil tetap menjadi aspek dalam perhitungan.

Dari pembahasan tersebut, kesimpulannya adalah bahwa jika menginginkan kondisi bisnismu tahan banting di kondisi apapun, maka perlu adanya sebuah pengetahuan tentang Business Continuity Plan. Untuk itu, pelajarilah sebelum memutuskan berbisnis!

Demikian adalah penjelasan mengenai Business Continuity Plan, manfaat, serta bagaimana cara menyusunnya untuk membantu bisnis Anda bertahan dan berkembang di tengah krisis.

Selain itu, Anda juga bisa menggunakan layanan digital marketing agency untuk membantu mengembangkan bisnis. Beberapa strategi marketing yang bisa diimplementasikan adalah growth hack marketing, inbound marketing, 360 Digital Marketing, serta Data-driven marketing agar perusahaan semakin berkembang pesat.

Baca Juga :