Business Process Discovery: Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya

Selama perkembangan dan transformasi digital pada industri bisnis saat ini, perusahaan-perusahaan akan melibatkan strategi bisnis tertentu untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dan menjadi yang terdepan dalam pangsa pasar industri (market share). Meskipun begitu, tak jarang pemilik bisnis beserta stakeholder yang bertanggung jawab tidak memiliki landasan manajemen operasional perusahaan terkait struktur dan integritas manajemen proses bisnis itu sendiri. Menurut sejumlah pebisnis ahli, pemilik bisnis perlu menerapkan langkah-langkah penemuan proses bisnis yang tepat atau juga biasa di sebut business process discovery.

Singkatnya, business process discovery merupakan teknik yang cukup penting agar pemilik atau analis bisnis dapat memahami gambaran lengkap tentang variasi proses bisnis perusahaan (konsep business process modelling). Di mana juga akan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan terkait perbaikan dan otomatisasi proses bisnis.

Dengan strategi ini, perusahaan akan memiliki insight yang akurat tentang efisiensi performa bisnis dan alur siklus bisnis yang tepat. Itu semua demi pertumbuhan bisnis yang lebih baik dan berkelanjutan (sustainable growth). Pada artikel inMarketing kali ini, kita akan bersama-sama memahami lebih dalam seputar konsep business process discovery. Baca penjelasan berikut sampai selesai, ya!

Apa Itu Business Process Discovery?

Menurut situs WorkFellow, business process discovery (BPD) adalah serangkaian alat dan teknik yang berguna untuk mendefinisikan, menguraikan, menganalisis, hingga mengevaluasi proses bisnis perusahaan yang mana mencakup alur kerja, struktur, dan elemen bisnis.

BPD memberikan pemahaman mendalam tentang bagaimana cara kerja tim perusahaan dalam melakukan proses operasional bisnisnya sehari-hari. Di mana juga merupakan prasyarat penting untuk setiap manajemen proyek yang sukses.

Sebab, teknik ini memanfaatkan catatan, dokumentasi, dan sistem teknologi yang menjalankan proses bisnis (business case) untuk mengekstrak informasi proses secara lebih detail. Serta memungkinkan bisnis untuk mempelajari struktur yang mendasari informasi proses yang tersedia, seperti log data, employee engagement, dan dokumentasi proses lainnya.

Baca Juga:

• Business Benchmarking: Definisi, Manfaat, dan Jenisnya
• Langkah-Langkah Menyusun Business Continuity Plan

Business Process Discovery vs Business Process Mining vs Business Process Mapping

Walaupun konsep dasar BPD tampaknya sudah cukup jelas, tak sedikit tim manajemen perusahaan menyamakannya dengan istilah business process mining. Hal ini lantaran antara BPD dan business process mining sama-sama memiliki tujuan untuk memberikan insight kepada perusahaan. Dengan tujuan untuk membuat proses bisnis perusahaan lebih lancar.

Meskipun begitu, keduanya memiliki beberapa perbedaan signifikan yang tidak boleh Anda abaikan.

Perangkat process mining mendapatkan data dari log aktivitas bisnis lalu menggunakan titik data yang berbeda untuk merekayasa ulang proses. Setelah itu, perangkat tersebut akan membandingkan data-data tersebut dengan proses target yang ideal melalui pemeriksaan kesesuaian (conformance checking). Di mana pada dasarnya akan membutuhkan integrasi back-end dengan berbagai perangkat lunak dan aplikasi lain yang dipantau dalam proses mining.

Sebaliknya, perangkat BPD merekam tugas ad-hoc tim manajemen perusahaan di seluruh proses dan kemudian menguraikannya. Berbeda dengan business process mining, BPD tidak memerlukan integrasi perangkat apa pun. Sehingga pengguna dapat menginstal software dengan cepat di komputer pengguna tanpa gangguan. Melalui pendekatan tersebut, BPD dapat mendokumentasikan proses bisnis yang hampir tidak terlihat dan luput dari perhatian melalui pendekatan log aktivitas.

Tak hanya dengan business process mining, BPD juga seringkali di samakan dengan business process mapping. Padahal process mapping merujuk pada teknik yang secara visual mewakili alur kerja proses untuk memahami, menafsirkan, dan meningkatkan proses bisnis. Di mana proses pemetaan tersebut umumnya menggunakan hasil dari metode BPD. Dengan begitu, process mapping adalah langkah lanjutan setelah process discovery.

Baca Juga:

• Perbedaan Business Plan dan Business Model Dalam Operasional Bisnis
• Mengenal Lean Canvas dan Bedanya Dengan Business Model Canvas

Cara Kerja Business Process Discovery

Perangkat BPD akan mengamati semua aktivitas sehari-hari tim bisnis perusahaan, misalnya aktivitas marketing, proses penjualan produk, customer service, employee retention, dan pengadaan logistik bisnis (procurement management) dalam sistem yang berbeda. Kemudian, BPD mencatat dan menganalisis semua aktivitas tersebut ke dalam business model canvas (BMC) untuk menemukan proses yang sesuai dengan kebutuhan otomatisasi bisnis, peningkatan atau bahkan penggantian proses bisnis yang sedang berjalan.

Tidak seperti tools pemetaan proses lainnya, BPD mencakup seluruh komponen sistem informasi manajemen yang dapat perusahaan gunakan. Mulai dari tools customer relationship management (CRM) atau enterprise resource planning (ERP) hingga aplikasi business intelligence seperti Google Calendar dan Slack. Di mana tools-tools tersebut akan mengumpulkan data dari aktivitas digital pengguna, lalu menganalisis bagian-bagian BPD (business analytics), dan pada akhirnya di susun menggunakan komputer dan algoritma machine learning termutakhir.

Proses analisis tersebut nantinya akan membantu tim manajemen perusahaan menemukan variasi atau pola proses bisnis. Di mana juga dapat menjadi landasan perusahaan untuk menemukan potensi otomatisasi bisnis. Apakah proses bisnis tersebut berulang (repetitif) atau bersiklus? Apakah bekerja dengan proses manual dan berbasis aturan dasar bisnis? Atau apakah proses bisnis terdiri dari data atau aset perusahaan yang terstruktur (structured data)?

Pada intinya, BPD ideal di gunakan selama kebutuhan peningkatan dan otomatisasi proses bisnis untuk mendorong efektivitas kerja tim manajemen bisnis (employee activation). Di mana BPD tidak memerlukan data pengembangan bisnis dari beberapa tahun yang lalu sesaat sebelum di operasikan. Sebab, BPD hanya membutuhkan penginstalan software plugin yang berjalan di sistem belakang komputer. Sehingga, kerja BPD tidak akan mengganggu atau memengaruhi proses bisnis apa pun.

Manfaat Business Process Discovery

Berkat perangkat dan teknik BPD, perusahaan berkesempatan mendapatkan manfaat-manfaat seperti:

• Memperoleh visibilitas proses interaksi pengguna yang lebih baik dengan sistem informasi yang berbeda. Pasalnya, BPD akan menganalisis data di tingkat aktivitas bisnis, sehingga perusahaan dapat menangkap proses bisnis dalam skala yang lebih besar.
• Meningkatkan keseluruhan proses dan kinerja bisnis agar berfungsi dengan lebih efisien dan lancar. Dengan begitu, kinerja tim manajemen perusahaan hingga bahkan kepuasan pelanggan (customer satisfaction) akan lebih maksimal.
• Meminimalisir waktu yang perusahaan butuhkan dalam mengidentifikasi dampak atau risiko nyata dari sistem atau aplikasi kinerja perusahaan yang baru (risk management).
• Mengoptimalkan return on investment (ROI) dalam investasi teknologi atau software berskala besar yang berguna untuk memenuhi kebutuhan manajemen bisnis.
• Meningkatkan efisiensi biaya bisnis perusahaan dan mempersingkat waktu untuk menilai proses bisnis (time to value). Sebab, perangkat BPD menghilangkan proses manual yang mana memengaruhi pengurangan churn rate dan peningkatan loyalitas pelanggan terhadap brand bisnis (brand loyalty).
• Mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih tugas atau prioritas perusahaan untuk proses bisnis yang dapat di otomatisasi. Dengan begitu, perusahaan memiliki tingkat akurasi dan pemahaman yang lebih baik dalam memastikan alur kerja proses bisnis yang di perbarui.
• Membantu dalam proses identifikasi kesenjangan dalam kinerja proses bisnis perusahaan (gap analysis).

Itulah informasi singkat tentang business process discovery yang perlu Anda ketahui dan pahami. Anda juga bisa temukan informasi lain seputar dunia perkembangan bisnis dunia, strategi pemasaran dan penjualan, hingga perkembangan teknologi pemasaran dengan membaca blog inMarketing di sini.

Baca Juga:

• Pengertian Business Social Enterprise dan Kelebihannya
• 6 Alasan Utama Kegagalan Startup Beserta Akibatnya Bagi Industri Bisnis