Manfaat dan Siklus Hidup Business Process Management Bagi Perusahaan

Dalam upaya mengembangkan bisnis, Anda sebagai pelaku bisnis pasti memiliki tujuan dan target dengan menerapkan langkah-langkah proses bisnis tertentu. Namun, banyak juga pelaku bisnis berasumsi bahwa mengelola proses bisnis tidaklah mudah, apalagi jika niche bisnis tergolong kompleks dan berskala besar. Anda tak perlu khawatir karena sistem business process management atau BPM akan membantu Anda dalam manajemen operasi perusahaan yang lebih efektif dan efisien.

Pada dasarnya, konsep manajemen ini erat kaitannya dengan proses bisnis itu sendiri. Bahkan, BPM menjadi salah satu disiplin ilmu yang perlu Anda pahami untuk bisa memaksimalkan pendapatan (revenue) bisnis dan unggul secara kompetitif daripada kompetitor lainnya. Berkat BPM, proses bisnis Anda menjadi lebih baik sehingga mendorong citra brand (brand image), nilai merek (brand value) serta layanan pelanggan yang lebih baik pula.

Dengan demikian, bila Anda tidak menyadari pentingnya BPM untuk perusahaan Anda, maka bisa saja bisnis Anda tidak bisa bersaing di pangsa pasar yang sangat kompetitif. Sebab, Anda tidak optimal dalam analisis kompetitor dan memperkirakan peluang bisnis di masa depan (business forecasting).

Dalam artikel ini, inMarketing akan menjelaskan secara singkat konsep dasar business process management beserta manfaat dan langkah-langkah proses atau siklus hidup yang perlu Anda ketahui.

Apa Itu Business Process Management?

Melansir dari laman Hubspot, manajemen proses bisnis atau business process management adalah praktik yang bertujuan untuk mengelola dan meningkatkan proses bisnis tertentu.

Biasa disingkat BPM, disiplin ilmu ini umumnya melibatkan perencanaan hingga eksekusi tindakan (action plan), seperti pemodelan, otomatisasi, pengoptimalan, dan pengukuran untuk mengoptimalkan proses. Baik itu proses retensi karyawan (employee retention) atau pengembangan produk (product development).

Baca Juga:

• Manfaat Penerapan Sustainability Management untuk Pertumbuhan Bisnis
• Faktor Yang Mempengaruhi Customer Satisfaction Score

Dengan kata lain, BPM adalah cara perusahaan membuat, mengedit, dan menganalisis proses bisnis yang terprediksi untuk membentuk dan meningkatkan inti bisnisnya.

Tanpa manajemen proses yang baik dan sistematis, proses bisnis perusahaan Anda akan mempengaruhi:

• Efisiensi lead time bisnis.
• Memicu bullwhip effect pada supply chain management.
• Menurunkan kepuasan pelanggan.
• Data mining yang buruk karena proses analisis data (analisis deskriptif, preskriptif, dan prediktif) yang tidak efektif.
• Mempengaruhi KPI atau performa karyawan sehingga memicu pergantian karyawan atau employee turnover.

Manfaat Business Process Management

Keberadaan business process management mampu meningkatkan nilai organisasi (enterprise value) melalui perbaikan proses sehingga menghasilkan sejumlah manfaat. Beberapa manfaat tersebut adalah:

• Menjalankan operasional bisnis setiap hari dengan lebih efisien.
• Meningkatkan efisiensi dan penghematan biaya proses kerja perusahaan (fixed cost).
• Meningkatkan pengalaman karyawan (employee activation) dan pelanggan (customer experience).
• Proses bisnis yang lebih terukur dan transparan.
• Mendorong perjalanan bisnis menuju transformasi digital, baik dari segi digital marketing dan digital sales.
• Lebih sedikit ketergantungan pada tim pengembangan.
• Mampu terus meningkatkan proses dan strategi bisnis yang termutakhir.
• Membantu menyesuaikan proses bisnis dengan tren segmentasi pasar dan kebutuhan industri.

Jenis-Jenis Business Process Management

Sistem BPM dapat dikategorikan berdasarkan tujuan yang mereka layani. Diketahui terdapat tiga jenis utama manajemen proses bisnis. Berikut ini ketiga jenis beserta penjelasan singkatnya.

1. Integration-centric BPM

Jenis pertama adalah integration-centric BPM yang mana berfokus pada proses bisnis yang tidak memerlukan banyak keterlibatan manusia. Proses ini lebih bergantung pada API (Application Programming Interface) dan mekanisme perangkat yang mengintegrasikan data lintas sistem. Seperti manajemen sumber daya manusia (SDM), enterprise resource planning (ERP), atau manajemen hubungan pelanggan (CRM).

Baca Juga:

• 9 Elemen Business Model Canvas (BMC) untuk Kesuksesan Bisnis
• 7 Rekomendasi Tools Business Intelligence Terbaik

2. Human-centric BPM

Berbeda dengan integration-centric, jenis BPM ini berpusat pada keterlibatan manusia di mana perlu adanya persetujuan secara tertulis di setiap proses. Antarmuka pengguna yang intuitif dengan fitur drag-and-drop dan fitur notifikasi yang mudah dimengerti memungkinkan tim untuk menetapkan tugas ke peran yang berbeda dengan mudah. Membuatnya lebih mudah untuk meminta pertanggungjawaban individu selama proses berlangsung.

3. Document-centric BPM

Jenis BPM yang terakhir ini berpusat pada penggunaan dokumen tertentu, seperti kontrak dan laporan keuangan (financial statement maupun financial report). Ketika perusahaan Anda membeli produk atau layanan perusahaan lain, maka tim analis perlu mengidentifikasi berbagai bentuk dokumen persetujuan untuk mengembangkan kesepakatan antara klien dan vendor.

Langkah-Langkah Siklus Hidup Business Process Management

Sistem BPM umumnya dimulai dengan mendefinisikan tahapan yang terlibat dalam alur kerja bisnis. Langkah ini membantu manajer dan tim yang terlibat dapat mengidentifikasi metrik analisis kompetitif dan kemajuan bisnis. Dengan menerapkan manajemen proses bisnis, operasional perusahaan Anda meningkat dan mengarahkan Anda ke hasil bisnis yang lebih baik.

Untuk mencapai hasil tersebut, Anda harus sepenuhnya memahami siklus hidup business process management. Berikut ini penjelasannya.

1. Design

Pada langkah ini, stakeholder dan anggota tim business analysts mulai menguraikan milestone atau timeline proses bisnis yang ada dengan mengumpulkan data. Dari data tersebut, tugas individu dalam keseluruhan proses BPM harus teridentifikasi untuk setiap langkah alur kerja bisnis.

Lalu, langkah-langkah tersebut harus terdefinisi dengan jelas sehingga tim dapat mengidentifikasi bagian sistem untuk pengoptimalan proses dan metrik selanjutnya untuk melacak peningkatannya (actionable metrics).

2. Model

Setelah tahap design, tim analis bisnis masuk ke langkah pemodelan yang mana mereka harus membuat representasi visual dari model proses bisnis. Data pada langkah ini harus mencakup detail-detail spesifik, seperti timeline proses, deskripsi tugas, biaya tambahan (incremental cost), dan aliran data apa pun yang terdapat dalam proses.

Biasanya, tim dapat memanfaatkan software BPM seperti Bizagi untuk menyelesaikan tahap pemodelan ini. Bahkan, software tersebut juga dapat membantu memperbaiki detail seperti deadline dan ketentuan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang urutan peristiwa dan aliran data melalui proses bisnis.

3. Execute atau Implementation

Selanjutnya, tim business analysts harus melakukan pembuktian konsep dengan menerapkan perubahan rancangan dan model proses. Lalu menguji sistem BPM baru dengan kelompok terbatas. Tergantung pada sifat prosesnya, Anda bisa merekrut sekelompok orang, sistem otomatis seperti AI atau AR, atau kombinasi keduanya.

Setelah kelompok penguji memasukkan feedback-nya, tim dapat mulai meluncurkan proses bisnis ke target audiens yang lebih luas. Misalnya, target pasar bagi pelaku bisnis retail atau user bagi pelaku bisnis layanan.

Tahap ini juga mendorong tim untuk melakukan serangkaian peningkatan performa, seperti standarisasi dan otomatisasi proses.

4. Monitoring

Seperti artinya, tim hanya perlu memonitor atau mengawasi jalannya proses sesuai rancangan alur kerja. Lalu mengukur peningkatan efisiensi performa dan mengidentifikasi hambatan fungsional yang mungkin terjadi.

5. Optimization

Apabila proses monitoring selama proses berjalan telah selesai, maka tim analis bisa membuat penyesuaian akhir pada proses. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi aktivitas bisnis dan membuat rencana lanjutan bisnis (business continuity plan).

Itulah informasi-informasi seputar business process management yang perlu Anda pahami sebelum menerapkan proses bisnis terbaik untuk perusahaan Anda. Pada intinya, BPM yang baik tidak hanya mempengaruhi perkembangan bisnis itu sendiri, melainkan juga berpengaruh ke seluruh lingkungan bisnis. Dan bahkan, juga bisa membantu Anda mendapatkan pelanggan yang loyal sehingga senantiasa terus terhubung dengan bisnis Anda (relationship marketing).

Baca Juga:

• Mengatasi Dampak Ancaman Pendatang Baru dalam Persaingan Bisnis
• 4 Manfaat Account Management, Strategi Jitu untuk Menjaga Kelangsungan Bisnis