Manfaat dan Tahapan Membuat Business Process Mapping Untuk Efektivitas Operasional Perusahaan

Manfaat dan Tahapan Membuat Business Process Mapping Untuk Efektivitas Operasional Perusahaan

Inti dari setiap bisnis, baik bisnis berskala besar atau UMKM, adalah proses yang juga dikenal dengan istilah proses bisnis. Mulai dari proses perencanaan strategi pemasaran, perencanaan penjualan, pengelolaan pasokan produk bisnis (supply chain management), mempertahankan karyawan (employee retention), hingga proses transaksional dengan konsumen. Semua proses tersebut bisa tersampaikan dan berjalan dengan lebih sistematis, terarah, dan efektif apabila Anda memetakannya ke dalam business process mapping.

Melalui prosedur pemetaan ini, Anda dapat lebih mudah mengelola bisnis karena Anda memahami apa proses bisnis yang Anda jalankan serta bagaimana fungsi dan dampaknya untuk bisnis melalui tampilan visual. Alhasil, Anda berkesempatan membuat dan mengembangkan bisnis dengan lebih efisien karena mengetahui tujuan dan target bisnis yang sesungguhnya.

Namun, konsep memetakan proses bisnis bukanlah sekedar menyusun rencana bisnis (business plan) yang akan Anda laksanakan dalam kurun waktu tertentu. Anda bisa mengetahui tahapan-tahapannya dengan membaca artikel berikut ini.

Apa Itu Business Process Mapping?

Menurut situs ProjectManager, pemetaan proses bisnis atau business process mapping adalah salah satu teknik dalam manajemen proses bisnis (BPM) untuk menjelaskan:

  • Bagaimana angkah-langkah proses bisnis secara visual.
  • Siapa yang bertanggung jawab terhadap proses tersebut.
  • Tools apa yang akan digunakan.
  • Apa standar untuk menyelesaikan proses bisnis itu.
  • Kapan dan dimana proses itu berlangsung.
  • Apa tujuan bisnis yang ingin dicapai.

Dengan kata lain, teknik ini membuat proses bisnis tertata secara visual sehingga setiap pemangku kepentingan (stakeholder) di perusahaan Anda dapat memahami dan melaksanakan fungsinya sesuai kemampuan dan nilai perusahaan (enterprise value).

Seringkali, pemetaan proses bisnis disalahartikan sebagai pemodelan proses bisnis (business process modeling). Padahal, keduanya mereka memiliki fungsi dan melayani tujuan yang berbeda.

Process mapping fokus pada mengidentifikasi dan mendokumentasikan aktivitas dalam proses bisnis dan membantu dalam mendukung pembuatan model proses bisnis. Sedangkan process modeling menjelaskan bagaimana proses dilakukan dan siapa (atau departemen apa) yang bertanggung jawab melakukannya.

Selain itu, process mapping dapat dilakukan pada media apapun, baik itu media digital atau hanya di selembar kertas untuk menguraikan proses. Di sisi lain, process modeling bersifat lebih formal yang mana membutuhkan perangkat lunak untuk memulai dan mengotomatisasi visualisasi proses bisnis.

digital marketing agency

Kendati demikian, mereka sama-sama fokus menganalisis dan mengoptimalkan arsitektur proses bisnis melalui peninjauan proses serta mempertimbangkan tujuan dan kebutuhan perusahaan. Sehingga, kunci perbedaan di antara keduanya adalah bahwa process modeling mengacu pada bagaimana proses mengalir, sedangkan mapping tentang apa yang ada dalam proses bisnis.

Baca Juga:

Manfaat Business Process Mapping

Salah satu tujuan utama proses mapping ini adalah untuk membantu proses bisnis perusahaan Anda menjadi lebih efektif. Pasalnya, diagram proses bisnis yang jelas dan terperinci memungkinkan perusahaan luar, seperti perusahaan afiliasi atau partnership, untuk masuk dan melihat apakah perbaikan atau peningkatan strategi bisnis dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.

Sehingga, business process mapping bermanfaat untuk:

  • Menjelaskan gambaran besar proses kerja perusahaan dengan lebih rinci sehingga memudahkan karyawan atau yang terlibat dalam memahami tujuan bisnis.
  • Memvisualisasikan tanggung jawab setiap pihak dalam organisasi atas tiap bagian dari suatu proses. Dengan begitu, proses komunikasi dalam pekerjaan antar karyawan dan/atan antar perusahaan lebih efektif.
  • Mengontrol fungsi proses bisnis secara lebih sistematis.
  • Membantu menetapkan standar operasional bisnis terbaik sehingga proses audit internal (brand audit) perusahaan lebih efisien dan mudah.
  • Mengurangi redundansi atau pengulangan proses yang berlebihan.
  • Meningkatkan visibilitas dalam menemukan risiko potensial (pure risk) yang mungkin terjadi dalam proses bisnis. Misalnya, masalah legalitas hukum, kesehatan bisnis, dan masalah keamanan.

Jenis Business Process Mapping

Pemetaan proses bisnis dapat Anda lakukan dengan beberapa cara dan dengan berbagai jenis peta proses (process maps). Dan tentu masing-masing peta proses tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut ini beberapa jenis process maps yang dapat Anda gunakan untuk memvisualisasikan proses bisnis dengan lebih mudah.

1. Process Flowchart

Diagram alir atau flowchart adalah jenis process maps berupa gambar skema yang paling umum digunakan untuk memetakan proses. Ada tiga jenis flowchart yang bisa Anda gunakan sesuai kebutuhan, yaitu basic flowchart, diagram process modelling, dan data flow diagram. Flowchart-flowchart tersebut dapat Anda gambar di atas kertas atau dibuat dalam perangkat lunak.

Kelebihannya adalah penggunaan gambar diagram yang mudah dipahami. Tetapi, jenis pemetaan proses bisnis ini tidak cukup fleksibel untuk diubah atau tidak mudah menyesuaikan diri dengan proses bisnis yang berbeda.

2. Swimlane Diagram

Diagram swimlane bertindak sebagai flowchart klasik di mana setiap langkah dibagi antara tim atau individu berbeda yang bertanggung jawab untuk mereka. Alasan diberi nama swimlane adalah karena diagram ini terlihat seperti jalur di kolam renang untuk putaran berenang. Lalu, untuk kelebihan dan kekurangannya hampir sama dengan process flowchart di atas.

Baca Juga:

3. Value Stream Map

Jenis mapping ini sering digunakan dalam metodologi six sigma (dalam prinsip lean manufacturing) yang mana terkenal sebagai metodologi yang membuat analisis proses bisnis cukup rumit. Oleh karena itu, process maps ini akan lebih bermanfaat bagi mereka yang mencari pandangan yang lebih mendalam tentang proses bisnis. Value stream map tidak disarankan untuk digunakan dengan tujuan memberikan ringkasan proses yang mudah dibaca kepada orang-orang.

4. Diagram SIPOC

Supplier Inputs Process Outputs Customer atau SIPOC adalah peta proses bisnis sederhana yang menghilangkan sebagian besar informasi dan hanya berfokus pada inti proses dan orang-orang yang terlibat. Secara alami, SIPOC akan memberikan gambaran umum yang dapat Anda pahami dengan cepat. Tetapi, diagram ini tidak menawarkan pemahaman mendalam tentang suatu proses dan bagaimana proses tersebut berinteraksi.

Tahapan Membuat Business Process Mapping

Tahapan Membuat Business Process Mapping

Business process mapping sangat bermanfaat terlepas dari sifat dan niche bisnis Anda serta kebutuhan operasi Anda. Anda dapat menemukan process mapping yang akan memberi Anda representasi visual dari proses bisnis Anda saat ini untuk membantu membuat keputusan yang lebih tepat untuk bergerak maju dan mencapai efisiensi dalam operasi Anda. Jika Anda ingin memulai pemetaan proses bisnis, berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan.

1. Identifikasi Proses Bisnis

Tahap pertama dan terpenting adalah pilih proses di organisasi Anda. Maksudnya, pilihlah suatu proses yang penting untuk bisnis Anda dan sesuatu yang mudah dilacak secara kuantitatif. Caranya dengan memilih proyek bisnis yang sebelumnya tidak efektif karena masalah tertentu, atau memiliki proses yang merupakan bagian dari perbaikan strategis bisnis. Atau juga bisa dengan mengutamakan kepuasan pelanggan (customer satisfaction) sebagai langkah mengidentifikasi ketidakefisienan yang akan memengaruhi pengalaman pelanggan (customer experience).

Dalam operasional bisnis, penting sekali untuk memiliki titik awal proses sebelum Anda memutuskan untuk menerapkannya ke seluruh model bisnis Anda. Dengan begitu, Anda mampu mengidentifikasi satu proses bisnis dengan lebih efisien karena Anda tidak harus melakukan semuanya dari awal untuk setiap proses di organisasi Anda. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan peta proses pertama Anda sebagai dasar atau model untuk membuat yang berikutnya.

2. Kumpulkan Informasi Penting dari Proses

Setelah Anda memilih proses untuk dipetakan, Anda harus mengkompilasi informasi Anda tentang proses tertentu, yang meliputi:

  • Semua langkah dan tugas terlibat.
  • Orang-orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan setiap tugas tersebut.
  • Kapan proses digunakan.
  • Alur proses dan pemicunya.

Dengan mengumpulkan semua detail ini, Anda dapat lebih mudah menyusunnya ke dalam peta proses Anda dan membuat output atau hasil yang komprehensif. Dapatkan informasi sebanyak mungkin dan pilah data yang tidak perlu saat Anda membuat peta proses.

3. Kumpulkan Anggota Tim

Peta proses mungkin terlihat sangat sederhana sehingga terkadang pemilik bisnis berpikir bahwa mereka dapat menanganinya sendiri. Namun, bagian integral dari pemetaan proses adalah mengalokasikan tim yang tepat dengan orang-orang yang dapat membantu Anda menyelesaikannya. Libatkan orang-orang dalam berbagai aktivitas proses dan pastikan Anda mendapatkan masukan dan feedback mereka melalui process mapping journey.

4. Interview Stakehoder

Stakeholder adalah orang-orang yang akan terpengaruh oleh proses perubahan atau perbaikan. Stakeholder bisa meliputi karyawan Anda yang sangat terlibat dalam proses bisnis yang Anda petakan. Dapatkan pemikiran mereka tentang masalah yang mereka alami saat ini, dan untuk beberapa saran dan rekomendasi tentang cara meningkatkan proses.

5. Buat Peta Dasar Proses

Sebelum Anda mulai membuat proses baru yang lebih baik serta menghilangkan langkah-langkah dalam prosedur yang kurang efektif, Anda harus terlebih dahulu membuat peta dasar. Peta dasar ini berfungsi untuk memetakan proses saat ini dan mencakup semua yang Anda lakukan, termasuk kekurangan dan hambatan yang mungkin terjadi.

Membuat peta dasar memungkinkan Anda untuk lebih memahami mengapa proses Anda saat ini tidak efisien, apa yang tidak berfungsi, dan apa yang perlu Anda ubah atau desain ulang untuk menyederhanakannya.

6. Analisis dan Identifikasi Perbedaan Dalam Proses

Setelah Anda memiliki representasi visual tentang seperti apa proses Anda dan bagaimana setiap langkah berfungsi untuk berkontribusi pada tujuan akhir, Anda telah berhasil memiliki posisi yang jauh lebih baik untuk mengidentifikasi area peningkatan. Lihat peta Anda dan identifikasi perbedaan, hambatan, dan area yang perlu ditingkatkan. Anda bahkan mungkin menemukan bahwa Anda perlu merestrukturisasi proses Anda untuk mencapai efisiensi dan mencapai tujuan akhir dengan lebih efektif.

7. Pantau, Optimalkan, dan Tingkatkan Process Mapping

Ketahuilah bahwa tugas Anda belum benar-benar selesai setelah Anda meluncurkan proses baru yang lebih baik dalam skala besar. Pasalnya, Anda tidak benar-benar tahu seberapa baik pemetakan proses itu akan bekerja sampai itu aktif dan berjalan. Jadi pastikan Anda terus memantau cara kerjanya.

Seiring waktu, business process mapping akan membantu Anda dapat mengidentifikasi beberapa masalah lagi yang awalnya tidak terlihat atau muncul dengan strategi baru yang akan meningkatkan proses Anda. Teruslah mengoptimalkan dan meningkatkan mapping proses sehingga Anda dapat melangkah lebih jauh dari tujuan bisnis Anda.

Baca Juga:

inMarketing adalah Digital Transformation Consultant dan Digital Marketing Strategy yang fokus pada Leads Conversion, Data-Driven dan Digital Analytics. Kami membantu korporasi untuk tumbuh lebih cepat dengan Marketing Technology Strategy. Konsultasi dengan kami? Contact.