Cost Management Plan : Pengertian, Manfaat, dan Elemen Pentingnya untuk Bisnis

cost management plan

Cost management plan atau manajemen perencanaan biaya menjadi bagian terpenting dalam kelangsungan bisnis. Tanpa adanya perencanaan biaya bisnis, proses bisnis tidak dapat berjalan dengan lancar.

Dengan adanya perencanaan business cost pula, perusahaan dapat mengerjakan project management sesuai dengan deadline atau tenggat waktu yang ditentukan. Selain itu, perencanaan biaya yang tepat juga akan membantu perusahaan untuk memprediksi kondisi financial kedepannya, menganalisis keuntungan (CBA), tingkat pengembalian (rate of return) dan ROI, serta memperkirakan tantangan yang akan bisnis hadapi.

Lantas, apa itu cost management plan dan bagaimana cara menerapkannya dalam perusahaan?

Pengertian Cost Management Plan

Melansir dari Planview Blog, manajemen perencanaan biaya atau cost management plan adalah proses budgeting, alokasi, dan mengestimasi seluruh biaya yang akan perusahaan keluarkan selama proyek berlangsung.

Fungsi dari perencanaan ini adalah untuk memastikan sebuah proyek dapat terselesaikan dengan anggaran bisnis yang perusahaan berikan. Layaknya proses perencanaan bisnis (business plan), cost management plan juga menjadi salah satu bagian penting yang tidak boleh perusahaan abaikan.

Ini karena perencanaan biaya dapat membuat perusahaan mengefisiensi budget dari sebuah proyek atau business process, serta mendapatkan keuntungan. Bahkan menurut EcoSys, sebuah proyek masuk dalam kategori sukses apabila dapat selesai sesuai dengan budget yang ditentukan

Inilah sebabnya, perencanaan biaya menjadi salah satu pilar penting dalam project management. Perencanaan ini akan membantu membuat dasar budgeting atau pembiayaan sebagai tolok ukur (benchmark) agar sebuah proyek tidak memakan anggaran berlebih (incremental cost), serta dapat menyesuaikannya apabila action plan tidak sesuai rencana.

Baca Juga :

digital marketing agency

Pentingnya Cost Management Plan untuk Bisnis

Seperti penjelasan di atas, manajemen perencanaan biaya ini merupakan salah satu hal terpenting dalam bisnis, bahkan sebelum sebuah proyek mulai dijalankan.

Contoh sederhananya ketika Anda ingin membangun sebuah bisnis toko kue. Tentu hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memikirkan budgeting dan membuat perencanaan pembiayaan. Ketika mengetahui jumlah yang harus Anda keluarkan, maka langkah berikutnya adalah membagi budget tersebut untuk tiap keperluan.

Misalnya, biaya sewa bangunan, modal untuk membuat kue dan membeli peralatan, desain toko kue, anggaran untuk melakukan kampanye pemasaran atau marketing campaign dan strategi promosi, biaya untuk merekrut karyawan, dan lain sebagainya.

Tanpa adanya perencanaan budget yang jelas, maka Anda pun akan kesulitan untuk menentukan semua keperluan tersebut. Bukan hanya itu saja. Anda pun juga akan kesulitan untuk mengetahui apakah strategi bisnis berjalan sesuai dengan rencana.

Hal ini sama halnya ketika Anda menjalankan sebuah perusahaan. Justru terdapat berbagai masalah yang lebih kompleks ketika sebuah proyek sedang berlangsung. Hal-hal seperti perubahan lingkungan bisnis, ancaman pendatang baru, peningkatan biaya sewa dan pajak, tingkat customer turnover, kenaikan harga bahan baku, dan lain sebagainya bisa menyebabkan terjadinya perubahan anggaran secara tak terduga.

Di sinilah cost management plan akan sangat membantu perusahaan. Sebab pada dasarnya, fungsi dari perencanaan pembiayaan sendiri antara lain :

Elemen Cost Management Plan

elemen cost management plan

Setelah memahami pengertian dan pentingnya cost management plan untuk bisnis, kini Anda juga harus memahami elemen penting apa saja yang ada di dalamnya. Yaitu:

1. Alat Ukur

Yang pertama adalah alat ukur. Maksudnya adalah rincian dalam variasi kuantitas, kapasitas, volume, jumlah, dan lain sebagainya. Perlu Anda ketahui bahwa variasi dalam ukuran bisa menyebabkan kenaikan biaya produksi dan bahan baku. Apalagi jika proses produksi terjadi di luar daerah, atau bahkan luar negeri.

Pastikan perusahaan telah menentukan satuan atau alat ukur yang sesuai. Tujuannya adalah agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dalam proses bisnis, dan mencegah risiko pembengkakan biaya produksi (cost of good sold). Apalagi bagi perusahaan dengan sistem produksi make to order atau assemble to order.

Baca Juga :

2. Ambang Kontrol

Fungsi dari ambang kontrol ini adalah untuk menentukan batas minimal dan maksimal dari variasi biaya. Sehingga, hal ini akan tergantung dari besar atau kecilnya suatu proyek dan budget. Ambang kontrol sendiri sangat penting untuk melakukan prediksi atau financial forecasting dalam perencanaan pembiayaan.

Misalnya, Anda memiliki usaha dengan niche bisnis di bidang kuliner. Tepatnya kuliner kue kekinian. Saat membeli bahan baku, ternyata harganya naik dan lebih mahal Rp 2 juga dari estimasi.

Dengan menentukan ambang kontrol, maka Anda bisa mempertimbangkan untuk mencari supplier baru. Terlebih apabila biaya tersebut terlalu melebihi budget dan berisiko membuat Anda mengalami kerugian atau mengubah market pricing yang telah ditentukan.

3. Ukuran Performa

Ukuran performa atau metrik ini berguna mengukur efektivitas suatu proses bisnis. Misalnya, business metrics dalam proses pengelolaan calon pelanggan (lead management) adalah tingkat konversi sales lead (prospek) dan tingkat pembelian atau sales growth.

Apabila tingkat konversi tidak sesuai dengan metrik performa yang telah ditentukan, maka perlu adanya perbaikan dalam proses tersebut. Sehingga, bisa kita katakan bahwa ukuran performa ini berguna untuk mengukur tingkat penyelesaian proyek yang sedang berjalan.

4. Format Pelaporan

Elemen berikutnya adalah format pelaporan. Laporan ini sangat penting untuk meninjau proyek atau proses bisnis yang sedang perusahaan kerjakan. Pelaporan ini akan sangat bermanfaat untuk melacak adanya penyimpangan dari business plan dan business model yang telah ditentukan sebelumnya.

Sehingga, laporan ini juga bisa perusahaan gunakan untuk menganalisis risiko yang mungkin terjadi, sekaligus segera menentukan langkah jitu untuk mengatasi akar permasalahannya.

Itulah ulasan mengenai manajemen perencanaan biaya atau cost management plan yang perlu Anda pahami. Perencanaan biaya ini menjadi salah satu aspek utama bagi perusahaan sebelum memproduksi barang atau jasa.

Selain merencanakan anggaran bisnis, perusahaan juga harus memerhatikan banyak hal lain untuk mendukung pertumbuhan bisnis. Contohnya adalah menggunakan layanan digital marketing agency untuk membantu mengembangkan bisnis. Beberapa strategi yang bisa diimplementasikan adalah growth hack marketinginbound marketing360 Digital Marketing, serta Data-driven marketing agar perusahaan semakin berkembang pesat.

Baca Juga :

inMarketing adalah Digital Transformation Consultant dan Digital Marketing Strategy yang fokus pada Leads Conversion, Data-Driven dan Digital Analytics. Kami membantu korporasi untuk tumbuh lebih cepat dengan Marketing Technology Strategy. Konsultasi dengan kami? Contact.