Aspek Penting Pada Sistem Pengelolaan Data retention

sistem pengelolaan data retention

Perusahaan saat ini perlu mempelajari tentang Sistem Pengelolaan Data retention. Setiap organisasi umumnya perusahaan harus peduli terhadap arsip dan riwayat-riwayat dokumen dalam bisnis. Hal ini tentu menjadi sebuah tantangan baru bagi setiap pelaku usaha agar data bisa terjaga dengan baik.

Setiap arsip memiliki penyusutan dan waktu retensi. Karena itu perusahaan harus menerapkan sistem pengelolaan data retention. Apa itu data retention? Dan apa manfaatnya untuk perusahaan?
Sebelum membahas mengenai data retention, akan lebih baik lagi jika mengenalnya terlebih dahulu. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi kesalahan dalam memahami data retention.

Sistem Pengelolaan Data retention merupakan pengetahuan umum yang dapat menunjang kinerja organisasi dari segi pengolahan data atau kearsipan. Oleh sebab itu, inilah penjelasan mengenai data retention tersebut.

Pengertian Sistem Pengelolaan Data retention

Data retention adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan tata Kelola arsip, yaitu kegiatan penyimpanan data, pada periode waktu tertentu, umumnya berkisar antara 3 – 10 tahun, tergantung besar, jenis, relevansi dan waktu susut data.

Jika penyimpanan data telah melebihi masa simpannya. Perusahaan bisa melakukan retensi dan melakukan penyimpanan data yang baru. Perusahan dapat melakukan data retention di segala sektor. Data tersebut bisa dalam bentuk soft file pada perangkat lunak. Atau berbentuk hard file yang disimpan dalam ruangan khusus.

Baca Juga:

Mengapa Sistem Pengelolaan Data retention Penting Bagi Perusahaan?

Pentingnya Data retention adalah untuk memastikan perusahaan selalu update terkait data sesuai dengan perkembangan era. Data retention memingkinkan perusahaan hanya menyimpan data yang bernilai dan masih relevan dengan kondisi saat ini.

Jika sudah lewat batas periode penyimpanan, perusahaan dapat menghapus data-data yang tidak relevan dan melakukan update data. Selain itu, Data retention berguna untuk menyelamatkan data yang mempunyai nilai guna tinggi.

Data yang sudah tidak memiliki nilai guna dan bernilai rendah. Maka harus dihilangkan. Sehingga data yang tersimpan hanya data yang berguna untuk perusahaan.

Manfaat Sistem Pengelolaan Data retention

Dalam bisnis, jika ingin mempelajari tentang suatu topik, maka kamu juga harus mengetahui tentang manfaat terkait topik tersebut. Untuk mengetahui manfaat dari mengetahui sistem pengolahan Data Retention, simak penjelasan berikut.

1. Meningkatkan Kepatuhan

Tujuan dan aturan yang jelas dalam perusahaan bermanfaat meningkatkan kepatuhan. Sehingga seluruh tindakan seluruh elemen perusahaan dapat dengan mudah terekam dan diawasi.
Sehingga Manfaat pertama jika organisasi/perusahaan melakukan pengarsipan terhadap berbagai jenis data yang berhubungan dengan perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan kepatuhan kepada masing-masing anggota perusahaan.

2. Meminimalisir Pengeluaran

Pengolahan Data retention dapat meminimalisir pengeluaran. Karena dalam pengelolaannya, terdapat periode penyimpanan selama 3-10 tahun. Artinya data akan dimusnahkan, jika sudah melebihi periode penyimpanan.

3. Efisiensi Waktu Kerja

Proses olah data membuat data semakin mudah untuk dicari. Tentu saja hal ini akan menimbulkan efisiensi waktu. Update data melalui pengolahan data retention juga dapat menghemat waktu.
Aspek-Aspek Penting dalam Sistem Pengelolaan Data retention
Agar perusahaan dapat menjalankan fungsinya dengan baik dari segi kearsipan.

Maka terdapat beberapa aspek-aspek yang harus diperhatikan. Terutama dalam melakukan sistem pengolahan data retention.

1. Aspek Hukum

Ini adalah hal penting yang harus diperhatikan pertama. Karen Indonesia adalah negara hukum. Sehingga setiap perusahaan harus sesuai dengan undang-undang.

Perusahaan wajib memasukkan dan mengetahui terkait dasar hukum yang relevan dengan sistem pengolahan Data retention. Hal tersebut juga bertujuan agar dalam operasionalnya, seluruh anggota perusahaan berpedoman terhadap dasar hukum.

2. Aspek Bisnis

Selain harus memperhatikan aspek hukum. Perusahaan juga harus mempertimbangkan aspek bisnis.
Yaitu dengan cara menyesuaikan dengan visi dan misi perusahaan. Jangan sampai perusahaan menyimpan data yang tidak relevan dengan visi dan misi perusahaan.

Karena itu, peruahaan harus memilah data yang relevan dengan bisnis. Selain itu perusahaan harus memperhatikan aspek bisnis. Karena beberapa sektor bisnis mengharuskan melakukan pengarsipan dalam jangka waktu lama. Berdasarkan dengan undang-undang yang berlaku untuk perusahaan tersebut.

3. Jenis Data

Perusahaan umumnya memiliki banyak jenis data. Sehingga perusahaan harus melakukan klasifikasi data yang disimpan berdasarakan jenisnya. Hal ini bertujuan agar proses pencarian data lebih efesien dan efektif. Selain memperhatikan jenis data berdasarkan kategori, perusahaan juga perlu memperhatikan jenis data berdasarkan bentuk data. Perhatikanlah jenis data apakah hardfile atau soft file.

Tujuan dari menerapkan sistem ini adalah agar perusahaan dapat menyesuaikan cara penyimpanan yang tepat. Serta pengolahan dan pemusnahan menjadi lebih mudah. Ketika periode simpan data tersebut telah berakhir. Inilah yang menjadi poin menarik dari data retention.

Baca Juga:

Alur Sistem Pengelolaan Data retention

data retention
Sistem pengelolaan data retention adalah kegiatan menyimpan data dalam periode waktu tertentu. Lalu, jika periode yang ditetapkan sudah berakhir, apa yang harus perusahaan lakukan?
Tentunya salah satu solusi yang paling mudah adalah dengan mengubah struktur data.

Metode yang diaplikasikan ada banyak. Tentunya masing-masing cara tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing.

1. Memindahkan

Jika periode penyimpanan data sudah habis. Maka perusahaan dapat memindahkan data aktif menjadi data inaktif. Pemindahan data dilakukan sesuai dengan jenis datanya. Jika data tersebut berbentuk hard file. Maka pemindahan data yang tidak relevan. Akan dipindahkan dari ruang penyimpanan data ke ruangan lainnya.

Jika data tersebut berbentuk soft file. Maka proses pemindahan datanya adalah dipindah dari perangkat utama ke perangkat lainnya. Hal ini tentunya akan terasa lebih ringkas dan lebih mudah untuk diterapkan.

2. Memikrofilmkan

Metode kedua adalah dengan memikrofilmkan data sesuai dengan ketentuan berlaku.
Selain untuk menghemat ruang, yang mana ruang tersebut harus digunakan untuk menyimpan data baru. Langkah ini juga dapat menghemat biaya pemeliharaan tempat. Cara melakukan mikrofilmisasi adalah merubah data hard file kedalam bentu soft file. Hal ini tentunya membuat database menjadi lebih ringkas juga.

3. Memusnahkan

Metode ketiga yaitu dengan cara memusnakan file. Memusnahkan file data yang telah di mikrofilmkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Yaitu apabila data berupa soft file, dapat dilakukan penghapusan data dari perangkat.

Apabila data berupa hard file bisa dilakukan penghapusan data melalui mesin penghancur data. Selain itu, bisa juga dengan cara lain yang dinilai lebih efektif sesuai kebijakan perusahaan.

Baca Juga:

Demikianlah pembahasan terkait Sistem Pengelolaan Data retention. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi kamu yang sedang mencari referensi tersebut. Semoga bermanfaat! Untuk menerapkan strategi marketing lain,  Anda perlu memanfaatkan layanan digital marketing agency yang dapat membantu Anda dalam mengembanbangkan bisnis.

Beberapa strategi marketing yang bisa diimplementasikan adalah growth hack marketing, inbound marketing, 360 Digital Marketing, serta Data-driven marketing agar perusahaan semakin berkembang pesat.