Digital Process Automation: Pengertian, Manfaat, dan Fungsinya

Digital Process Automation: Pengertian, Manfaat, dan Fungsinya

Fenomena perkembangan dan transformasi digital yang terjadi saat ini secara tak langsung memengaruhi budaya kerja perusahaan (culture organization) dari berbagai niche industri untuk mengotomatisasi proses bisnisnya. Di mana sebagian besar di antaranya perlu memanfaatkan teknologi digital khusus business intelligence, seperti digital process automation (DPA).

Hingga penghujung tahun 2022, tingkat penggunaan digital process automation masih cukup tinggi lantaran masih dianggap sebagai metodologi terbaik untuk mengefektifkan dan mengefisienkan operasional bisnis perusahaan. Dengan harapan bahwa perusahaan dapat memodelkan proses bisnisnya (business process modelling) sesuai dengan karakteristik pangsa pasar bisnis (market share) dan kebutuhan target pelanggannya (customer needs).

Sehingga, perusahaan berkesempatan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan profitabilitas bisnis perusahaan. Serta memiliki landasan yang kuat dalam menjalankan proses bisnis dan memiliki keunggulan kompetitif untuk berkompetisi di segmen pasar yang lebih luas.

Dalam artikel berikut, inMarketing akan menjelaskan secara singkat dan jelas tentang digital process automation, apa manfaatnya bagi performa bisnis perusahaan, dan fungsi-fungsi dasar yang bisa dilakukan olehnya.

Apa Itu Digital Process Automation (DPA)?

Menyadur dari laman situs Kissflow, digital process automation (DPA) adalah metode penggunaan teknologi digital yang menggunakan alat low-code development untuk mengotomatisasi proses dan mengoptimalkan alur kerja bisnis yang melibatkan interaksi manusia. Misalnya pada aspek manajemen bisnis, metode penjualan, operasional pemasaran, teknologi sistem informasi manajemen, dan produksi.

Penggunaan DPA pertama kali dipopulerkan oleh Forrester Research pada tahun 2017 sebagai bentuk evolusi dari perangkat business process management (BPM). Di mana berguna untuk mempercepat perjalanan transformasi digital di suatu wilayah serta mengelola dan meningkatkan proses bisnis kepada pihak eksternal perusahaan. Mulai dari pelanggan sebagai konsumen bisnis, vendor, dan stakeholder sehingga nantinya perusahaan menghasilkan user experience atas produk atau brand yang lebih baik (brand experience).

Baca Juga:

Tujuan umum penggunaan DPA adalah untuk menjaga transparansi di seluruh proses bisnis perusahaan. Di samping itu, DPA juga dapat menampilkan beberapa bentuk notifikasi dan reminder yang bisnis perlukan serta mengotomatiskan tugas dan perjalanan pelanggan potensial (customer journey). Dengan begitu, perusahaan berkesempatan untuk menghemat waktu dan biaya untuk menjalankan operasional bisnis (operating expenses), meningkatkan jumlah keuntungan atau profit bisnis hingga bahkan pengalaman pelanggan.

digital marketing agency

Perbedaan Digital Process Automation (DPA) vs Business Process Automation (BPA) vs Robotic Process Automation (RPA)

Perbedaan Digital Process Automation (DPA) vs Business Process Automation (BPA) vs Robotic Process Automation (RPA)

Berdasarkan penjelasan di atas, DPA mengacu pada penggunaan teknologi digital untuk mengotomatiskan proses dan alur kerja bisnis yang kompleks. Lalu menghasilkan efisiensi yang lebih tinggi, dan user experience yang lebih baik. Intinya, perangkat DPA harus memiliki unsur otomatisasi yang diterapkan untuk meningkatkan efisiensi bisnis.

Di sisi lain, business process automation (BPA) adalah perangkat yang bertujuan untuk memahami, mengendalikan, dan meningkatkan semua proses yang terjadi dalam suatu perusahaan. Sehingga, perbedaan utama DPA dan BPM adalah DPA bersifat fokus dan taktis, sedangkan BPM bersifat luas dan strategis.

Tak hanya dengan BPA, DPA juga seringkali dibingungkan dengan robotic process automation (RPA). Pasalnya, RPA memungkinkan perusahaan membuat robot software atau bot yang meniru interaksi manusia dengan fungsi mengotomatisasi tugas bisnis bervolume tinggi dan berulang. Contohnya untuk mengotomatiskan kueri dan perhitungan, serta menyimpan catatan dan transaksi perusahaan.

Berbeda halnya dengan DPA yang memerlukan penerapan dan integrasi platform low-code development. Sehingga, perangkat ini cenderung lebih terukur (scalable) daripada RPA. Karena mereka terintegrasi ke dalam aplikasi lain melalui API, alih-alih user interface.

Kendati demikian, baik RPA dan DPA dapat digabungkan dengan tools berbasis artificial intelligence (AI) dan machine learning (ML) untuk mengimplementasikan kemampuan otomatisasi proses cerdas (intelligent process automation).

Baca Juga:

Fungsi Digital Process Automation (DPA)

Sejatinya DPA dapat digunakan untuk mengotomatisasi aspek dari banyak proses bisnis umum. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Customer Onboarding

Secara harfiah, customer onboarding adalah semua aktivitas memperkenalkan calon pelanggan potensial atau prospek ke produk atau layanan sebuah perusahaan. Lebih jelasnya, customer onboarding merupakan proses yang pelanggan lalui (customer lifecycle) dari awal perjalanan mereka mengenal hingga menggunakan brand (lead nurturing), atau bahkan menjadi pelanggan setia perusahaan.

Nah, teknologi digital process automation untuk fungsi onboarding dapat menghubungkan titik-titik di antara berbagai tugas yang perlu perusahaan jalankan dengan andal. DPA dapat merampingkan perjalanan pelanggan dan pengalaman pelanggan potensial perusahaan dengan mencakup hal-hal seperti:

  1. Menganalisis background pelanggan secara otomatis (customer analysis).
  2. Memasukkan data pelanggan ke beberapa aplikasi seperti customer data platform.
  3. Membuat kredensial login.
  4. Menyiapkan akun pelanggan.
  5. Mengirim format email sambutan.

2. Procurement Management

Aspek bisnis yang juga memanfaatkan DPA adalah manajemen pengadaan atau procurement management. Menurut situs Indeed, manajemen pengadaan adalah suatu prosedur atau proses bisnis dalam manajemen gudang yang memastikan bahwa perusahaan memperoleh sekaligus mengelola semua suplai bahan, produk, barang, dan layanan bisnisnya dengan tepat (supply chain management). Sehingga proyek bisnis dapat berjalan secara efisien serta berdampak positif pada profitabilitas dan operasional bisnis.

DPA untuk fungsi manajemen pengadaan akan membantu perusahaan untuk mengotomatisasi banyak proses dibalik layar transaksi penjualan produk bisnis. Misalnya, menyalin data perusahaan (data ingestion) antara perangkat enterprise resource planning (ERP) dan sistem pemesanan. Atau memasukkan data ke dalam sistem pelacakan serta memasukkan data invoice ke dalam sistem keuangan secara otomatis setelah pelanggan melakukan pemesanan.

3. Sales Process

Uniknya, Anda tidak hanya dapat menjalankan proses internal seperti perekrutan dan akuntansi dengan mengoptimalkan DPA. Anda juga dapat memanfaatkan DPA untuk mengubah proses penjualan dalam sales funnel dan cara berinteraksi dengan sales leads, prospek, dan pelanggan atau klien yang sudah ada.

Berkat DPA, tim penjualan (sales force) dapat menjual produk atau layanan bisnisnya dengan lebih cepat dan meningkatkan nilai masing-masing KPI sales yang harus dipenuhi. Mulai dari:

Dengan begitu, perusahaan dapat lebih fokus untuk mendatangkan pelanggan baru (prospecting) dan mempertahankan pelanggan lama (customer retention). Serta menitikberatkan tujuan dan target bisnis untuk mencapai sales dan customer sucess.

4. Order Fulfillment

Aspek terakhir yang dapat diotomatisasi menggunakan DPA adalah pemenuhan pesanan atau order fulfillment yang mana merupakan salah satu aktivitas penting dalam pelaksanaan e-commerce.

Secara sederhana, order fulfillment adalah urutan proses bisnis mulai dari penerimaan pesanan dari pelanggan hingga pengiriman produk ke alamat pelanggan. Perangkat DPA dapat membantu tim produksi mengotomatiskan berbagai proses back-end yang berkaitan dengan pemesanan dan pemenuhan produk baru. Sehingga, pada akhirnya akan menghasilkan proses pengiriman yang lebih berpusat pada pelanggan (customer-centric).

Dalam transaksi e-commerce, order fulfillment sering disebut sebagai back-office operations karena melibatkan beberapa aktivitas untuk pemenuhan pesanan pelanggan. Mulai dari estimasi pemenuhan dan waktu pengiriman produk, aktivitas pengepakan (packing), pengantaran (delivery), kebutuhan akuntansi dengan menghitung pajak lokal produk. Lalu pengelolaan inventory, pengiriman (shipping), pelacakan status pesanan, dan konfirmasi penerimaan paket oleh pelanggan.

Baca Juga:

inMarketing adalah Digital Transformation Consultant dan Digital Marketing Strategy yang fokus pada Leads Conversion, Data-Driven dan Digital Analytics. Kami membantu korporasi untuk tumbuh lebih cepat dengan Marketing Technology Strategy. Konsultasi dengan kami? Contact.