Pentingnya Tahapan Employee Onboarding Pada Karyawan Baru

Sebuah perusahaan bisa menjalankan operasional (business operations) atau proses bisnisnya dengan baik apabila memiliki karyawan dengan kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kondisi itulah yang membuat perusahaan di tuntut untuk memiliki program pengenalan karyawan baru atau employee onboarding.

Singkatnya, empoyee onboarding menjadi titik poin pertama karyawan baru untuk tidak hanya mengenal lingkungan bisnis, budaya kerja, dan pekerjaan atau tanggung jawabnya di perusahaan. Melainkan juga membuat karyawan baru merasa lebih di terima dan di sambut dengan baik.

Dengan begitu, karyawan dapat berkontribusi dan berdedikasi penuh untuk bekerja sama menjaga siklus hidup bisnis dan citra baik perusahaan di depan pelanggan (brand reputation). Dan juga perusahaan berkesempatan memiliki sumber daya atau aset bisnis yang sangat berharga dalam mencapai segala tujuan bisnisnya serta kesuksesan perkembangan bisnis saat ini dan di masa depan (sustainable growth).

Namun, tidak semua perusahaan telah memiliki program onboarding karyawan yang baik, khususnya pada perusahaan berskala kecil atau bisnis UKM/UMKM. Jika perusahaan atau bisnis Anda demikian, maka Anda telah datang ke tempat yang tepat. Sebab, artikel inMarketing berikut akan menjelaskan dengan lengkap tahapan-tahapan utama employee onboarding yang mana efektif dalam menjaga performa bisnis perusahaan.

Pengertian Employee Onboarding

Jadi, sebenarnya apa yang dimaksud dengan employee onboarding?

Menyadur dari lama situs Vantage Circle, employee onboarding adalah salah satu aktivitas perusahaan yang sistematis dan terarah dalam mempekerjakan karyawan baru sekaligus mengenalkan lingkungan perusahaan ke karyawan baru.

Sejalan dengan penjelasan di awal artikel, tujuan utama program ini adalah agar karyawan baru dapat memahami budaya perusahaan dan workflow dari tugas sehari-harinya, serta menjadi individu yang berkontribusi penuh untuk kesuksesan perusahaan.

Baca Juga:

• 7 Strategi Manajemen Operasional (Operations Management)
• Cara Membangun Corporate Branding untuk Identitas Bisnis

Dengan kata lain, merencanakan langkah-langkah onboarding secara saksama membuat perusahaan dapat memberi karyawan baru segenap informasi, tools, dan employee relations yang dibutuhkan agar merasa nyaman dan percaya diri untuk melakukan pekerjaan atau tugasnya.

Selain itu, perusahaan berkesempatan mengurangi tingkat employee turnover karena karyawan memiliki kesan dan pengalaman yang baik terhadap perusahaan tempatnya bekerja. Beberapa perusahaan dari niche bisnis tertentu juga dapat meningkatkan branding bisnisnya dengan memaksimalkan proses onboarding karyawannya.

Sejumlah ahli berpendapat bahwa onboarding karyawan yang sukses terjadi di sepanjang masa kerja karyawan, dimulai dari proses perekrutan hingga karyawan memahami tugas mereka dalam perusahaan. Di mana aktivitas onboarding harus perusahaan rencanakan dan susun dengan mengacu pada sudut pandang karyawan baru.

Meskipun sebagian besar konsep employee onboarding berfokus pada proses orientasi karyawan baru, beberapa perusahaan besar juga memaksimalkan proses onboarding untuk karyawan lama atau yang juga dikenal dengan cross-boarding.

Kondisi ini dipicu lantaran setiap karyawan sejatinya akan terus berkembang dan mungkin beralih ke peran pekerjaan baru. Di mana karyawan tersebut memiliki gagasan tentang perusahaan dan budaya kerjanya, tetapi mereka masih membutuhkan bimbingan yang signifikan untuk beradaptasi dengan peran pekerjaan baru mereka.

Tahapan Employee Onboarding yang Efisien

Seperti pada proses kompleks lainnya, onboarding karyawan akan dinilai berhasil apabila melibatkan aktivitas pendokumentasian langkah-langkah yang baik dan teratur. Anda bisa terapkan tahapan di bawah ini sebagai dasar untuk membangun pengalaman orientasi karyawan yang unik dan mencerminkan visi dan misi perusahaan Anda (corporate communication strategy).

Baca Juga:

• Kelebihan dan Kekurangan Sistem Penilaian Bell Curve untuk Meninjau Kinerja Karyawan
• Strategi Corporate Social Responsibility (CSR) dan Pentingnya untuk Perusahaan

1. Perekrutan (Recruitment)

Pada dasarnya, proses mempekerjakan karyawan baru pasti dimulai dengan proses perekrutan di mana Anda harus membuat karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang apa identitas bisnis perusahaan, apa tanggung jawab perusahaan di depan target pasar, dan apa yang perusahaan inginkan dari peran serta tugas karyawan tersebut. Oleh sebab itu, Anda perlu melakukan tips-tips berikut ini:

• Tinjau website perusahaan, deskripsi pekerjaan atau job desc, dan pertanyaan wawancara calon karyawan.
• Berikan tugas atau tes kepada calon karyawan agar Anda dapat melihat cara mereka bekerja dan aga calon karyawan dapat melihat bagaimana Anda mengharapkan mereka bekerja.
• Bersikap transparan tentang kebijakan perusahaan yang sangat memengaruhi karyawan, misalnya kebijakan penjadwalan, kebijakan kerja jarak jauh, dan kebijakan cuti.
• Tinjau proses, prosedur, dan kebijakan ketenagakerjaan dalam perusahaan dengan tim HR internal.

2. Pengenalan Tempat Kerja

Baik sebelum atau sesudah masa perekrutan selesai, Anda bisa berikan gambaran atau pengenalan sekilas tentang situasi dan kondisi kehidupan sehari-hari di perusahaan. Upaya tersebut dapat berpengaruh pada tingkat kompatibilitas atau penyesuaian diri karyawan baru dengan lingkungan, budaya, dan kerja perusahaan sehari-hari. Untuk memaksimalkan tahapan ini, Anda bisa terapkan tips-tips berikut ini:

• Tunjukkan kepada karyawan baru di mana mereka akan bekerja. Bila perlu, tunjukkan pula peralatan apa yang akan calon karyawan gunakan untuk menyelesaikan pekerjaannya.
• Beri karyawan baru kesempatan untuk melihat-lihat lingkungan perusahaan dan mengajukan pertanyaan, sehingga mereka tahu bahwa Anda tidak menyembunyikan hal-hal tertentu.
• Perkenalkan karyawan baru Anda kepada semua orang di dalam perusahaan.

3. Pemberian Surat Penawaran

Setelah menyelesaikan proses seleksi dan perekrutan serta mendapatkan daftar karyawan baru, Anda perlu menghubungi setiap karyawan baru secara personal.

Lalu dilanjutkan dengan memberikan surat penawaran pekerjaan, dokumen kebijakan, formulir onboarding, dan dokumen lain yang perlu segera diselesaikan. Di mana umumnya terdiri dari rincian tugas, deskripsi pekerjaan, dan besaran gaji karyawan. Bersikaplah terbuka dan ramah apabila karyawan baru menanyakan poin-poin penawaran yang belum mereka mengerti.

4. Pre-Onboarding

Pada kebanyakan kasus, proses onboarding karyawan secara resmi dimulai saat karyawan baru menandatangani surat penawaran. Akan tetapi, Anda bisa memanfaatkan waktu antara akhir perekrutan hingga masa orientasi karyawan baru dengan membuat program pre-onboarding.

Tujuannya adalah untuk membuat karyawan bersemangat dan yakin bahwa mereka telah membuat pilihan yang tepat untuk bekerja di perusahaan Anda. Kondisi tersebut secara tak langsung menghadirkan peluang employee engagement yang terbaik. Untuk memaksimalkan tahapan ini, Anda bisa terapkan tips-tips berikut ini:

• Bagikan informasi dan dokumentasi yang lengkap terkait peran dan detail latar belakang pekerjaan saat karyawan baru resmi bekerja. Selain itu, Anda juga perlu memberikan informasi-informasi tambahan lain seperti:
  • Rangkaian kegiatan karyawan dan daftar tugas atau pekerjaan selama seminggu pertama.
  • Alamat email dan nomor telepon perusahaan.
  • Detail akses untuk alat komunikasi perusahaan.
• Minta tim HR untuk mengirim email atau video sambutan yang berisi penjelasan mengapa perusahaan senang bekerja sama dengan karyawan baru.

5. Hari-H Bekerja dan Perencanaan Team Building

Setelah melewati keempat tahapan di atas, kini saatnya menyambut sekaligus melatih karyawan baru untuk memulai pekerjaannya. Tentu saja tujuannya adalah untuk memberikan pengalaman personal yang membantu karyawan baru merasa disambut dan dihargai.

Apabila Anda berhasil membuat karyawan baru semangat bekerja dan membayangkan perannya di masa depan, maka Anda bisa merencanakan program employee retention. Untuk mewujudkan harapan tersebut, lakukan beberapa tips berikut ini:

• Jadwalkan kegiatan meet and greet dengan seluruh pemimpin perusahaan, karyawan terbaik, kolaborator, dan tim perusahaan lainnya. Tujuannya adalah agar karyawan baru dapat mendengarkan cerita mereka dan belajar dari pengalaman mereka (employee activation).
• Tetapkan daftar tugas rutin, target pekerjaan karyawan untuk tahun pertama, dan indikator kinerja utama atau KPI.
• Berikan informasi tentang potensi pertumbuhan bisnis perusahaan pada umumnya.

Baca Juga:

• Performance Appraisal untuk Mengukur Kinerja Karyawan dan Perbedaannya dengan KPI
• Workflow Automation: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Penerapannya