Mengenal Enterprise Resource Planning (ERP) dan Keuntungannya untuk Bisnis

Apakah Anda pernah mendengar istilah Enterprise Resource Planning (ERP)?

Dalam dunia marketing, istilah ERP tentunya sudah tak asing lagi. Sistem ERP dulunya banyak digunakan oleh bisnis atau perusahaan berskala besar. Namun, seiring dengan kemajuan teknologi saat ini, bisnis dengan skala kecil dan Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) sudah banyak menggunakan ERP.

Lalu, apa keuntungan menggunakan ERP bagi bisnis?

Melalui artikel berikut ini, kami akan membahas tentang pengertian, manfaat, keuntungan, hingga pentingnya ERP pada bisnis Anda.

Apa Itu Enterprise Resource Planning?

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah proses pengumpulan dan pengorganisasian data bisnis melalui rangkaian perangkat lunak terintegrasi. Software ERP berisi aplikasi yang mengotomatiskan fungsi bisnis seperti produksi, pelaporan, penjualan, manajemen hubungan pelanggan (CRM), akuntansi, dan lain sebagainya.

Secara umum, ERP berguna untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan. Sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen.

Dengan sistem yang lebih efisien, tentunya dapat menghasilkan nilai tambah dan keuntungan maksimal bagi perusahaan.

Cara Kerja Enterprise Resource Planning

Pada dasarnya, Enterprise Resource Planning merupakan perencanaan sumber daya perusahaan menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis guna mengurangi tenaga kerja manual dan menyederhanakan proses kerja bisnis yang ada.

Dengan menggunakan ERP, data dari berbagai divisi dapat dengan mudah divisualisasikan ke seluruh perusahaan. Sebaliknya, tanpa ERP, data biasanya tertutup oleh divisi tertentu dan mungkin sulit diakses oleh divisi lainnya.

Sistem ERP biasanya berisi dasbor tempat pengguna dapat melihat data waktu nyata (real time) dari seluruh bisnis untuk mengukur produktivitas dan profitabilitas.

Kekayaan informasi dan penyederhanaan ini dapat membantu dalam pengembangan tujuan bisnis dan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan pegawai untuk tugas-tugas yang dapat diotomatiskan.

Pentingnya Menggunakan Enterprise Resource Planning untuk Bisnis Anda

Enterprise Resource Planning adalah solusi manajemen data yang kuat bagi bisnis Anda. Menggunakan ERP memang tidak memakan biaya yang murah, namun jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh untuk operasional, ERP adalah solusi terbaik untuk mengoptimalkan proses yang ada.

Sistem ini mampu merampingkan operasi bisnis dengan mengotomatiskan sebagian besar proses berbasis data, melakukan analisis data ekstensif dan menyediakan manajemen data yang akurat. Berikut ini adalah alasan kenapa Anda membutuhkan ERP untuk mengoptimalkan bisnis :

1. Meningkatkan keamanan dan aksesibilitas

Menggunkan sistem Enterprise Resource Planning akan meningkatkan keamanan sekaligus mengurangi risiko dan biaya.

Memindahkan aplikasi ERP Anda ke cloud memungkinkan Anda untuk memperluas dan meningkatkan bisnis dengan cepat. Hal ini juga sekaligus meningkatkan visibilitas dan aksesibilitas lebih jauh, memanfaatkan sepenuhnya kapabilitas sistem ERP.

Selain itu, penyedia layanan solusi cloud memiliki tim besar dan penuh waktu yang secara eksklusif berdedikasi untuk secara proaktif memantau dan selalu mengikuti perkembangan masalah dan ancaman keamanan cloud, 24 jam sehari.

Dengan ini, maka Anda akan mendapatkan sumber daya keamanan yang lebih kuat untuk bisnis Anda.

2. Siap mengadopsi teknologi baru

Teknologi generasi berikutnya, seperti kecerdasan buatan (AI), membantu sistem berbasis cloud dengan cepat meningkatkan kemampuannya tanpa perlu pembaruan berkala

Menemukan aplikasi cloud yang melengkapi modul perangkat aplikasi ERP lama Anda memungkinkan Anda segera memanfaatkan kemajuan teknologi baru dengan cepat dan meningkatkan paradigma pengguna.

Hal ini menyediakan sistem pelengkap yang memberikan kemampuan dan nilai bisnis langsung tanpa perubahan mendasar dalam operasi Anda.

Baca Juga :

• Mengenal Growth Hacking Marketing dan Strateginya Untuk Perusahaan
• Cara Kerja Strategi Growth Hacking Marketing

3. Mengembangkan pelaporan keuangan Anda

Sistem lama sudah tidak cocok lagi sebagai sistem manajemen keuangan perusahaan.

Teknologi berbasis cloud lahir dalam dekade terakhir dan terus berkembang, sebagai prinsip inti, dengan pola pikir dan pemahaman yang sama sekali berbeda tidak hanya tentang apa yang mungkin tetapi apa yang dibutuhkan agar berhasil untuk platform Enterprise Resource Planning (ERP).

Manfaat Menggunakan Enterprise Resource Planning

Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan sistem Enterprise Resource Planning bagi pengoptimalan bisnis Anda :

1. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara drastis

Aur kerja manual serta software berbasis desktop dapat menghambat pertumbuhan bisnis Anda.

Maka dari itu, sistem ERP berbasis cloud misalnya dapat merampingkan seluruh organisasi Anda dan menempatkan semua data Anda di satu tempat. Sehingga ERP memungkinkan pelaporan yang lebih akurat dan lingkungan kerja yang lebih efisien, berbasis kolaborasi, dan berbasis data.

2. Menghemat biaya yang tidak perlu

Menjalankan bisnis Anda dengan sistem ERP menciptakan efisiensi yang membuat bisnis Anda lebih ramping seiring pertumbuhannya.

Banyak bisnis melaporkan bahwa mereka dapat berkembang tanpa menambahkan staf tambahan atau biaya TI. Biaya penerapan sistem ERP dengan mudah dikalahkan oleh ROI dari lingkungan bisnis yang lebih efisien dan optimal.

3. Mengembangkan bisnis Anda

Seiring dengan pertumbuhan bisnis yang kian pesat, kemampuan untuk menanggapi perubahan sangat penting. Sistem ERP yang baik bersifat fleksibel, modular, dan mampu beradaptasi dengan perubahan pun mampu memberikan manfaat untuk bisnis Anda.

Sistem ERP dapat menghilangkan ketidakefisienan, waktu yang terbuang dan sumber daya yang terbuang percuma, serta memberdayakan bisnis Anda untuk berkembang dengan optimal.

ERP akan membawa bisnis Anda mewujudkan potensi pertumbuhannya yang sebenarnya.

Keuntungan Menerapkan Enterprise Resource Planning

Perusahaan yang tidak menerapkan sistem Enterprise Resource Planning umumnya menggunakan sistem database yang terpisah. Di mana setiap divisi kerja memiliki database tersendiri.

Misalnya divisi pemasaran yang memiliki database pemasaran, HRD (Human Resources Development) dengan database HRD tersendiri, lalu bagian purchashing, keuangan, dan yang lainnya.  Sistem terpisah dengan database yang berbeda ini memungkikan ketidaksesuaian data sehingga mempersulit pengelolaannya.

Untuk itulah ERP dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa keuntungan dari menerapkan ERP :

1. Integrasi Bisnis dan Akurasi Data yang Lebih Baik

Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang dapat mewakili komponen bisnis tertentu. ERP menyediakan platform yang terintegrasi sepenuhnya dan intuitif di mana Anda dapat menganalisis, memantau, dan melakukan sebagian besar tugas dengan lebih cepat.

Melalui database tunggal, ERP mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data di semua divisi. Ini memastikan komunikasi yang lancar dalam organisasi Anda. Jika satu divisi memasukkan data, maka divisi-divisi lain akan secara otomatis diperbarui juga. Pembaruan ini terjadi secara real time atau tepat pada waktu terjadinya transaksi.

Data yang dimasukan tersebut hanya perlu sekali input saja, yaitu saat terjadinya transaksi. Dengan demikian, kebutuhan untuk beberapa kali entri data tidak perlu dilakukan, serta meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan pengetikan dan duplikat data.

Integrasi juga memungkinkan bisnis Anda bekerja dengan banyak komponen sekaligus. Misalnya, dengan manajemen hubungan pelanggan (CRM) terintegrasi, pengguna dapat mengakses riwayat pesanan dan informasi pelanggan dalam sistem yang sama.

Selain itu, database yang terpusat juga memungkinkan administrasi dan keamanan yang lebih baik atau untuk menghindari terjadi kehilangan data yang penting.

Baca Juga :

• Cara Menerapkan Relationship Marketing
• Cara Membangun Advocacy Marketing

2. Enterprise Resource Planning Membuat Kinerja Lebih Efektif

Kemampuan ERP ini mengotomatiskan tugas-tugas umum yang membosankan termasuk entri pesanan, penggajian, akuntansi, pembuatan faktur, pelaporan, dan lainnya.

Otomasi mampu mengurasi lamanya suatu proses kerja, sehingga memungkinkan pekerja untuk fokus pada tugas yang lebih penting. Mengoptimalkan waktu karyawan Anda memastikan hari kerja yang lebih efektif.

Mengotomatiskan proses Anda juga dapat mengurangi kesalahan manusia. Ketika karyawan Anda menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengulangi tugas yang sama berulang kali, mereka pasti akan membuat satu atau dua kesalahan.

Otomatisasi memungkinkan data terkirim dari satu bagian sistem ke bagian lain, tanpa ada kemungkinan kesalahan.

3. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem ERP juga dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian. Seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan.

Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat menjadi lebih singkat.

3. Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi

ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan keputusan yang baik. Seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen sistem informasi untuk lebih tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya manusia dan mesin atau peralatan kerja.

Dalam menyajikan laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang diperlukan oleh manajemen. Laporan tersebut dapat diakses oleh manajemen kapan saja saat dibutuhkan.

4. Pembentukan Standarisasi Prosedur

Sistem ERP bagi sebuah perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas.

ERP berdasarkan pada proses praktik Internasional terbaik yang diadopsi oleh organisasi yang menerapkannya. Pekerjaan menjadi lebih terstruktur sehingga tidak tergantung pada individu atau pekerja tertentu saja.

5. Enterprise Resource Planning Memudahkan Analisis Data

Karena ERP sudah mengumpulkan dan memproses data dari semua fungsi bisnis, maka Anda tinggal memanfaatkan informasi tersebut melalui analisis yang tepat.

Sederhananya, fungsi ERP ini menemukan tren dan pola dalam proses Anda. Hal ini memungkinkan pengguna untuk merefleksikan efektivitas tugas tertentu, selain memberikan perkiraan untuk keputusan bisnis di masa mendatang.

ERP menganalisis data yang berkaitan dengan semua operasi bisnis, termasuk data klien, statistik produksi, data penjualan, dan banyak lagi.

Misalnya, ERP dapat membantu Anda memprediksi permintaan, membuat anggaran, dan menganalisis fungsi SDM Anda. Analisis data menawarkan akses mudah ke data bisnis penting dan memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk melacak produktivitas dan efisiensi organisasi.

Itulah penjelasan mengenai ERP serta manfaat keuntungan menggunakannya. Selain menggunakan langkah-langkah tersebut, Anda juga bisa menggunakan layanan digital marketing agency untuk membantu mengembangkan bisnis.

Beberapa strategi marketing yang bisa diimplementasikan adalah growth hack marketing, inbound marketing, 360 Digital Marketing, serta Data-driven marketing agar perusahaan semakin berkembang pesat.

Baca Juga :

• Fungsi dan Contoh Penerapan Marketing Mix 7P
• Pengertian Inbound Marketing dan Perbedaannya Dengan Outbound Marketing