4 Tahapan Gap Analysis Dalam Manajemen Proyek dan Bisnis

Published On - 18/08/2022

Dania Lazuardi Business Plans, UKM & SME

Ketika usaha atau bisnis Anda sedang mengalami masa pertumbuhan (business life cycle) yang mana berupaya meningkatkan kemampuan dan strategi bisnis untuk berkompetisi di segmen pasar bisnis tertentu (market segmentation), Anda perlu melakukan tahapan analisis kesenjangan atau gap analysis. Mengapa demikian?

Perlu Anda ketahui bahwa strategi dan operasi bisnis yang efektif bisa didapatkan dengan langkah manajemen proses bisnis yang terorganisir dengan baik. Beberapa di antaranya adalah dengan menganalisis dan mengidentifikasi, merencanakan, merancang atau memodelkan, mengimplementasikan, dan memperbaharui sumber daya atau key resource bisnis.

Akan tetapi, tak dapat dipungkiri bila semua aktivitas proses bisnis tersebut berpotensi memiliki kekurangan atau kelemahan di satu dan lain bagian. Di mana ketidaksempurnaan itu menjadi celah untuk kompetitor menciptakan competitive advantage dan mengungguli persaingan pangsa pasar (brand authority). Dengan gap analysis, celah-celah yang ada bisa teratasi dengan cara seefektif mungkin.

Senada dengan pernyataan-pernyataan sebelumnya, beberapa ahli bisnis menyebutkan bahwa analisis kesenjangan menjadi patokan utama dalam proses mengembangkan pemodelan proses bisnis yang berkelanjutan (business continuity). Khususnya ketika perusahaan juga sedang melakukan teknik analisis CATWOE.

Pada artikel ini, inMarketing akan menjelaskan secara lengkap apa itu gap analysis dan mengapa ia begitu penting bagi perkembangan bisnis.

Apa Itu Gap Analysis?

Apa Itu Gap Analysis?

Mengacu pada gambaran singkatnya pada awal artikel, perlu Anda pahami bahwa maksud dari analisis kesenjangan atau gap analysis adalah sebuah metode sekaligus tools yang dapat membantu perusahaan mengidentifikasi dan menilai performa bisnisnya. Di mana business analyst akan menentukan apakah tujuan bisnis telah terpenuhi atau tidak dan apa harapan atau potensi yang perusahaan miliki saat ini.

Menyadur dari situs LucidChart, analisis kesenjangan akan membandingkan pencapaian aktual dengan pencapaian potensial perusahaan untuk menemukan kesenjangan (gap) dalam strategi bisnis yang ada. Kesenjangan ini kemudian perlu analis lengkapi atau isi sedemikian rupa sehingga perusahaan dapat memenuhi potensinya sendiri.

Baca Juga:

digital marketing agency

Kesenjangan dapat analis bisnis tentukan dengan menggunakan business benchmarking dan nilai valuasi lain yang mengambil berbagai perspektif, seperti sumber daya manusia, proses bisnis, tujuan bisnis, dan teknologi informasi.

Di mana nantinya perusahaan mengenali kesenjangan antara alokasi tambahan, tingkat alokasi saat ini, integrasi sumber daya, dan area perbaikan dalam proses bisnis. Dengan analisis ini, area yang membutuhkan perbaikan dapat teridentifikasi dengan baik.

Kelebihan dan Kekurangan Gap Analysis

Berdasarkan fungsi dan cara kerjanya, analisis kesenjangan bermanfaat dalam:

  • Memastikan bahwa kebutuhan manajemen proyek telah terpenuhi sesuai target awal bisnis.
  • Memperkirakan jumlah sumber daya, waktu, dan biaya operasional bisnis (business cost) yang perusahaan perlukan untuk mencapai kestabilan bisnis di masa depan.
  • Memberikan insight tentang area bisnis yang memerlukan perbaikan, misalnya produk, nilai efisiensi bisnis, proses bisnis, profitabilitas, kinerja bisnis, kepuasan pelanggan (customer satisfaction), dan keunggulan kompetitif bisnis.
  • Membantu perusahaan dalam menentukan area bisnis yang memiliki kekurangan serta membentuk strategi untuk mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut.

Namun, analisis kesenjangan juga menjadi penyebab beberapa masalah bisnis. Sebut saja adanya kemungkinan besar bahwa hasil analisis bisa salah karena alasan sering berubah, terutama di organisasi besar. Sebab, aspek keberhasilan analisis kesenjangan sangat tergantung pada ketekunan dan pengetahuan orang-orang yang terlibat dalam proses analisis kesenjangan.

4 Tahapan Gap Analysis

4 Tahapan Gap Analysis

Supaya Anda bisa menerapkan gap analysis dengan tepat, maka ikuti tahapan atau langkah-langkah berikut ini. Terlepas dari niche industri perusahaan, Anda dapat menerapkan kiat-kiat ini di semua disiplin ilmu untuk memenuhi tujuan bisnis.

Baca Juga:

1. Analisis Kondisi Bisnis

Pertama-tama, Anda harus memilih area bisnis mana yang ingin Anda fokuskan berdasarkan kondisi perusahaan saat ini. Maksudnya, Anda perlu menemukan dimana posisi pasar perusahaan sebelum dapat membuat rencana untuk mencapai tujuan bisnis (market analysis).

Hal yang paling penting pada tahap ini adalah menganalisis dan memahami akar masalah (root cause analysis) di mana proses analisis gap bisnis tetap fokus dalam mengumpulkan informasi yang bersifat kontekstual dan kualitatif tentang seperti apa proses dan metodologi yang bisnis terapkan. Apalagi informasi kuantitatif sangatlah penting dalam menghitung dan mengukur gambaran besar semua hal yang perusahaan lakukan.

2. Identifikasi Keadaan Ideal Bisnis di Masa Depan

Setelah Anda mengetahui gambaran besar proses bisnis dan memahami bagaimana tim atau perusahaan beroperasi, Anda harus menentukan semua kondisi bisnis yang menguntungkan di masa depan (business forecast). Di mana pasar bisnis terbaik bagi perusahaan? Apa yang seharusnya terjadi atau dialami perusahaan? Dan apa yang seharusnya tidak terjadi atau dialami oleh perusahaan?

Misalnya, Anda memiliki tim marketing profesional yang berupaya memasarkan produk (product marketing) dan layanan perusahaan (services marketing) melalui strategi pemasaran konten (content marketing). Dengan tujuan untuk menjangkau basis pelanggan dengan tepat sasaran (market penetration), menawarkan solusi atas kebutuhan dan/atau permasalahan pelanggan, mengoptimalkan customer journey, atau meningkatkan penjualan.

Tetapi setelah melakukan audit konten, tim marketing menyadari bahwa citra brand perusahaan tidak lagi kohesif karena ditangani oleh tim marketing lain. Sehingga perusahaan berupaya mendapatkan kembali kendali atas proses pembuatan konten yang long-lasting untuk merebut kembali identitas dan reputasi brand di pasar.

3. Temukan dan Identifikasi Kesenjangan

Setelah menyelesaikan kedua tahapan sebelumnya, Anda menjadi tahu di mana posisi brand berada dan ke mana perusahaan ingin pergi. Nah, jarak antara dua informasi tersebut adalah celah yang harus Anda jembatani untuk mencapai target bisnis.

Maka dari itu, analis bisnis akan ingin mencari tahu mengapa ada celah atau gap. Gali lebih dalam kesenjangan yang ada dan tentukan mengapa kesenjangan itu terjadi. Contohnya, Anda mengidentifikasi ulang perencanaan pilar konten pemasaran (content plan) agar bisa membuat konten yang lebih baik dan dapat meningkatkan pengalaman pelanggan.

4. Buat dan Implementasikan Rencana Untuk Menjembatani Kesenjangan

Setelah berhasil memetakan cara yang dapat menjembatani kesenjangan dan memutuskan mana yang terbaik, Anda mungkin masih perlu meyakinkan orang lain di perusahaan tentang hal itu juga. Perubahan yang akan Anda terapkan juga dapat memengaruhi tim dan departemen lain, sehingga penting untuk membuat rencana bisnis.

Tetapkan strategi yang jelas dan tujuan yang dapat ditindaklanjuti untuk membantu Anda mengaktualisasikan transisi bisnis dan membuat semua tim perusahaan bergabung untuk menganggulangi gap. Misalnya, saat mempresentasikan proses bisnis kepada manajemen atau stakeholder perusahaan, buat timeline atau jadwal untuk meluncurkan perubahan yang di rencanakan. Anda juga dapat membuat action plan yang lebih komprehensif yang memberikan tugas khusus kepada tim atau individu.

Demikian informasi mengenai gap analysis yang bisa inMarketing bagikan untuk Anda. Pada intinya, gap analysis membantu perusahaan menganalisis di mana posisi bisnisnya di pasar saat ini dan bagaimana lingkungan bisnisnya.

Lalu mengidentifikasi kemana perusahaan harus pergi dan apa langkah selanjutnya yang perlu perusahaan lakukan untuk mencapai potensinya. Analisis kesenjangan juga dapat menyarankan strategi yang mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya untuk memberikan hasil terbaik.

Baca Juga:

inMarketing adalah Digital Transformation Consultant dan Digital Marketing Strategy yang fokus pada Leads Conversion, Data-Driven dan Digital Analytics. Kami membantu korporasi untuk tumbuh lebih cepat dengan Marketing Technology Strategy. Konsultasi dengan kami? Contact.