Pentingnya Laporan Penjualan (Sales Report) Dalam Keberhasilan Proses Penjualan Bisnis

Pentingnya Laporan Penjualan (Sales Report) Dalam Keberhasilan Proses Penjualan Bisnis

Hampir seluruh bisnis, baik itu pada perusahaan besar atau bisnis UKM/UMKM, memiliki fokus utama pengembangan bisnis dengan menjangkau pelanggan potensial (leads) agar membeli produk atau layanan bisnis (sales lead). Hal ini membuat sales manager dan sales force harus memahami produk bisnis (product knowledge) serta melaksanakan segala aktivitas penjualan agar perusahaan memiliki posisi terbaik di pangsa pasarnya (brand positioning). Kendati demikian, berhubung proses penjualan melibatkan tahapan (sales funnel) dan faktor yang berbeda, mereka perlu menganalisis penjualan secara rinci dengan memanfaatkan laporan penjualan atau sales report.

Melalui penyusunan laporan penjualan atau sales reporting, sales force yang didukung stakeholder bisnis terkait dapat mengetahui segala hasil aktivitas penjualan berbasis data secara akurat (data-driven). Selain itu, laporan penjualan juga bisa menjadi tolak ukur kesuksesan strategi pemasaran demi sales growth dan keseluruhan pertumbuhan bisnis yang lebih positif.

Nah, pada artikel ini, kita akan membahas bersama teori-teori penting apa itu laporan penjualan, manfaatnya, data utama yang ada di dalamnya, hingga cara mengelola sales reporting.

Pengertian Laporan Penjualan (Sales Report)

Pengertian Laporan Penjualan (Sales Report)

Menyadur dari laman situs Deskera, sales report atau laporan penjualan adalah sekumpulan catatan data sistematis dari hasil aktivitas penjualan selama periode tertentu, misalnya harian, mingguan, dua minggu, bulanan atau triwulanan. Aktivitas penjualan tersebut meliputi operasi penjualan, strategi penjualan, dan analisis penjualan.

Proses pelaporan penjualan menjadi faktor paling penting yang dapat membantu mengoptimalkan proses penjualan dan strategi pertumbuhan bisnis Anda. Sebab, laporan penjualan biasanya mencakup informasi tentang volume penjualan, prospek, pendapatan (revenue), dan biaya untuk periode tertentu (fixed cost).

Berkatnya, Anda atau salesperson dapat memahami dan merencakanan proses bisnis (business plan) yang mungkin diperlukan tentang penetapan harga (pricing) atau hal penting lainnya untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan (sustainability management).

Baca Juga:

Selain itu, laporan penjualan dapat membantu Anda menganalisis dan mengetahui beberapa hal yang diperlukan dalam aktivitas penjualan, seperti:

  • Kategori pelanggan dari target pasar yang ideal bagi bisnis.
  • Nilai tingkat keberhasilan konversi penjualan.
  • Faktor-faktor yang memotivasi konsumen baru untuk membeli produk atau layanan bisnis (customer onboarding).
  • Kinerja salesperson dalam memenuhi tujuan dan target penjualan bisnis.
  • Hambatan-hambatan yang ada dalam sales pipeline.
  • Perkiraan penjualan untuk periode berikutnya (sales forecast).
  • Tren pemasaran yang sedang populer di tengah segmen pasar.

Dengan begitu, sales report dapat membantu perusahaan Anda mengubah pendekatan penjualan (sales approach) dan strategi pertumbuhan lainnya. Hal ini membuat perusahaan dapat mencegah kemungkinan adanya employee turnover.

Laporan tersebut juga dapat memberikan insight tentang keberhasilan metodologi penjualan, prediksi data penjualan di masa depan, analisis kinerja atau performa bisnis per periode, serta pemahaman yang lebih baik tentang pengalaman (customer experience) dan kepuasan pelanggan.

Data Utama Dalam Laporan Penjualan (Sales Report)

Dalam penerapannya, pelaporan penjualan memetakan data-data (data mapping) atau indikator guna membantu salesperson memahami aspek dan kinerja operasi penjualan yang juga dikenal dengan metrik penjualan (sales metrics). Secara umum, laporan penjualan harus mencakup data yang dapat meningkatkan pertumbuhan perusahaan atau mengukur hal-hal yang dapat membantu Anda membuat keputusan bisnis terbaik.

Berikut ini adalah poin fundamental utama yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memulai proses pelaporan penjualan.

1. Ukuran Kesepakatan

Ukuran kesepakatan atau deal size mengacu pada kontrak penjualan yang memiliki penilaian dan ukuran berbeda yang ada di saluran penjualan perusahaan. Poin ini dapat membantu salesperson membuat perkiraan dan strategi penjualan yang cepat dan tepat.

2. Jumlah Prospek

Sesuai namanya, poin ini mengacu pada jumlah prospek atau pelanggan potensial dalam saluran penjualan sekaligus jumlah total transaksi yang telah perusahaan selesaikan. Ketika berbicara tentang jumlah prospek, sangat penting untuk Anda mengetahui tingkat konversi yang diharapkan atau seberapa efektif kampanye pemasaran bisnis.

3. Kecepatan Penjualan (Sales Velocity)

Sales velocity atau kecepatan penjualan adalah waktu rata-rata yang prospek butuhkan untuk masuk ke jalur penjualan hingga konversi akhir, Contohnya, prospek baru bisa terhubung dengan penjualan (customer engagement) setelah dua hari, sepuluh hari, atau mungkin 15 hari. Pada dasarnya, istilah ini dikenal sebagai waktu siklus penjualan atau sales pipeline management.

4. Tingkat Konversi

Dari jumlah prospek yang ideal dan siklus penjualan yang cepat menghasilkan tingkat konversi (conversion rate) yang lebih cepat atau mungkin sebaliknya.

Tingkat konversi adalah jumlah rata-rata transaksi yang Anda selesaikan dalam periode yang ditentukan untuk mengonversi pelanggan (lead conversion). Atau Anda juga dapat membandingkan rata-rata transaksi dengan hasil sebelumnya.

Oleh karena itu, selalu penting untuk menetapkan rata-rata dan menetapkan target yang diperlukan pada setiap tahap proses penjualan.

Baca Juga:

Contoh Laporan Penjualan (Sales Report)

Menurut situs Business News Daily, laporan penjualan dapat Anda atur ke berbagai frekuensi yang mana berkaitan dengan key performance indicator (KPI) bisnis. Sehingga, proses pelaporannya akan bervariasi tergantung kebutuhan analisis hasil aktivitas penjualan. Adapun beberapa contoh laporan penjualan adalah:

1. Laporan Pendapatan (Revenue)

Contoh pertama yang mungkin paling sering salesperson buat adalah laporan pendapatan. Jenis laporan ini menjadi pelengkap yang bagus untuk mengukur deal size dan melihat bagaimana performa salesperson memengaruhi profit.

Dalam laporan ini, Anda akan dapat melihat perincian bisnis baru dan pembaruan (brand refresh) serta perwakilan mana yang berkontribusi pada masing-masing aktivitas penjualan. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dari laporan ini, Anda harus menetapkan sasaran penjualan dan pendapatan Anda terlebih dahulu.

2. Laporan Sales Call

Laporan penjualan ini mencakup jumlah panggilan yang di tujukan kepada leads, prospek, dan konsumen untuk mendorong pembelian sebagai hasil dari sales discovery call. Sales call report dapat mengelompokkan data tentang prospek yang salesperson hubungi.

Melalui laporan ini, Anda dapat memperoleh wawasan tentang kinerja karyawan (performance appraisal) dan kualitas prospek Anda. Jika industri tertentu merespons produk dan layanan Anda dengan baik, Anda bahkan dapat mempersempit daftar panggilan Anda dan menjualnya ke niche pasar Anda.

3. Laporan Konversi Pelanggan

Dalam konteks penjualan, istilah tingkat konversi pelanggan mengacu pada kemampuan sales force untuk mengubah prospek menjadi leads dan leads menjadi pelanggan. Metrik tersebut dapat menentukan efektivitas strategi penjualan secara keseluruhan serta memberikan wawasan tentang kekuatan dan kelemahan bisnis (SWOT).

Dengan memantau tingkat konversi, Anda dapat menentukan titik-titik dalam siklus hidup penjualan Anda di mana Anda unggul atau berkinerja buruk. Hal ini akan menentukan seberapa baik customer value sebagai hasil dari pengakuisisian pelanggan (customer acquisition).

Cara Membuat dan Mengelola Laporan Penjualan (Sales Report)

Setelah memahami teori-teori dasar sales report di atas, mari simak bersama beberapa cara terbaik dalam menyusun laporan penjualan untuk bisnis Anda.

1. Buat Gambaran Umum Laporan

Untuk memulainya, laporan penjualan harus berfokus pada penyajian overview atau ringkasan gambaran umum yang akan membantu Anda membagikan tujuan dan benchmark bisnis yang relevan pada aktivitas penjualan.

Ringkasan harus menjawab hal terpenting yang ingin perusahaan komunikasikan melalui laporan Anda (corporate communication). Biasanya terdiri dari jumlah penjualan yang terpenuhi dan apakah Anda dapat memenuhi kuota.

Anda dapat memanfaatkan template laporan penjualan atau menggunakan software manajemen hubungan pelanggan (Customer Relationship Management) Anda untuk membuat beberapa jenis laporan dengan mudah.

2. Uraikan Data dan Informasi Penting Penjualan

Setelah Anda menyiapkan ringkasan, selanjutnya uraikan bagian yang berfokus pada angka penjualan dan metrik informasi lainnya yang terkait dengan penjualan. Karena ini adalah laporan penjualan, Anda perlu menghitung detail dari jumlah transaksi, panjang siklus penjualan, biaya penjualan, perubahan KPI periode ke periode, hingga rencana penjualan di masa depan.

3. Susun Jadwal dan Hasil Laporan Penjualan

Setelah penyajian data yang terukur, sangat penting untuk menganalisis dan menginterpretasikan hasil Anda. Ini mungkin termasuk perbandingan dengan periode sebelumnya, dan Anda juga dapat menggunakan grafik untuk memvisualisasikan angka.

Laporan penjualan ini menjadi bagian yang paling krusial karena menunjukkan faktor-faktor yang mempengaruhi volume penjualan. Selain itu, jangan lupa untuk terus mengevaluasi hasil laporan yang di dapatkan per periodenya.

Baca Juga: