Pengaruh Lead Time Dalam Kesuksesan Proses Bisnis Online

Pengaruh Lead Time Dalam Kesuksesan Proses Bisnis Online

Di era transformasi digital seperti sekarang, industri bisnis retail dihadapkan tantangan untuk memiliki manajemen produksi yang seefisien mungkin dan berkelanjutan (sustainability management). Bila Anda pemilik bisnis yang fokus menjual produk ke pelanggan, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki produk yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan menjualnya pada waktu yang tepat (konsep product life cycle). Nah, salah satu metrik produksi yang harus Anda perhatikan adalah lead time.

Hal ini dikarenakan lead time memainkan peran penting dalam kepuasan pelanggan, khususnya pada bisnis online dengan segala strategi pemasaran digitalnya. Karena saat ini, pelanggan memiliki ekspektasi tinggi bahwa pesanannya akan sampai ke tangannya dalam waktu seminimal mungkin dengan kualitas terbaik. Apabila Anda senantiasa mencurahkan segala usaha, tenaga, waktu, dan pikiran untuk merencanakan proses bisnis terbaik, maka bisnis Anda menghasilkan pengalaman pelanggan yang optimal dan mampu berkompetisi di pangsa pasar yang luas.

Dalam artikel ini, Anda akan memahami lebih dalam tentang apa itu lead time dalam berbagai proses manajemen beserta fungsi dan peranannya dalam kesuksesan manajemen pesanan bisnis online.

Definisi Lead Time Dalam Berbagai Konsep

Secara umum, lead time adalah periode waktu yang dibutuhkan untuk inisiasi proses hingga penyelesaiannya. Istilah ini biasa digunakan dalam konsep manajemen persediaan (supply chain management), manajemen proyek bisnis (project management), dan industri manufaktur.

Pada konsep produksi barang dengan sistem Make to Order (MTO), lead time adalah lamanya waktu antara konfirmasi pesanan hingga proses produksi dan pengiriman pesanan. Sedangkan pada konsep Make to Stock (MTS), lead time adalah waktu yang dibutuhkan mulai dari konfirmasi pesanan hingga produksi dan penerimaan produk ke dalam inventaris barang jadi.

Baca Juga:

Lead time menjadi salah satu tolak ukur terpenting dalam manajemen pengendalian inventaris (warehouse management). Karena dengannya, Anda dapat mencegah kerugian penjualan (pure risk) dan bisa memenuhi pesanan pelanggan dengan cepat dan efisien. Oleh karena itu, metrik ini mempengaruhi semua bisnis dalam rantai pasokan (supply chain) dan dapat menyebabkan masalah besar jika berlangsung dalam waktu yang lama.

Konsep Lead Time Lainnya

Selain tiga konsep di atas, ada beberapa jenis konsep utama lead times lainnya untuk tujuan industri manufaktur atau perakitan. Berikut ini penjelasannya.

digital marketing agency
  • Customer Lead Time adalah lamanya waktu proses antara pesanan pelanggan yang telah terkonfirmasi dan jadwal pengirimannya berdasarkan syarat dan ketentuan bisnis. Konsep ini berperan aktif dalam customer journey yang optimal.
  • Material Lead Time adalah jumlah waktu yang Anda perlukan untuk melakukan pemesanan dengan supplier hingga menerimanya. Dengan kata lain, rentang waktu mulai dari tahapan konfirmasi pesanan hingga akhirnya pesanan tersedia.
  • Factory/Manufacturing/Production Lead Time adalah jumlah waktu yang produsen butuhkan selama pengadaan bahan, mengembangkan produk, dan mengirimkan produk. Dengan syarat bahwa semua bahan atau material produksi telah tersedia.
  • Cumulative Lead Time adalah jumlah total waktu yang Anda perlukan mulai dari tahap konfirmasi pesanan hingga pengiriman produk dengan kondisi Anda harus memesan semua bahan terlebih dahulu. Konsep ini adalah gabungan dari material dan production lead time.

Komponen Lead Time Dalam Konsep Manufaktur

Berdasarkan definisi lead times dalam konsep manufaktur, lead times memiliki 6 komponen utama, yaitu:

  1. Preprocessing atau waktu perencanaan adalah waktu yang diperlukan untuk membuat pesanan pembelian (jika Anda membeli suatu barang). Selain itu, juga merujuk pada proses menciptakan pekerjaan jika Anda membuat suatu barang.
  2. Processing adalah waktu yang manufaktur butuhkan untuk pengadaan atau pembuatan suatu barang.
  3. Tunggu (Waiting) adalah durasi waktu antara pengadaan barang-barang kebutuhan produksi hingga mulai proses produksi.
  4. Penyimpanan (Storage) adalah lamanya waktu barang tersimpan di dalam gudang untuk menunggu proses pengiriman.
  5. Pengiriman (Transportation) adalah waktu yang barang produksi butuhkan untuk berpindah melalui proses pengiriman dari gudang atau pabrik ke pelanggan atau retailer.
  6. Pemeriksaan (Inspection) adalah waktu yang pelanggan habiskan untuk memeriksa produk apakah barang telah memenuhi spesifikasi dan ekspektasi awal. Ini juga mengacu pada waktu yang produsen perlukan untuk menangani keluhan atau ketidaksesuaian barang dengan permintaan pesanan.

Baca Juga:

Lead times erat kaitannya dengan cycle time dan takt time. Cycle time adalah jumlah hari yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu dari awal hingga selesai (membentuk siklus). Sedangkan takt time adalah tingkat di mana produk harus sudah jadi untuk memenuhi permintaan pelanggan (demand generation).

Cara Menghitung Lead Time

Untungnya, menghitung total lead time tidaklah serumit yang Anda bayangkan. Anda hanya perlu mengetahui apa saja langkah yang terlibat dalam supply chain dan waktu yang diharapkan untuk setiap langkah tersebut. Namun, terdapat perbedaan rumus untuk manufaktur dan retailer.

Untuk pihak manufaktur, cara hitung lead time adalah:

LT = waktu manufaktur atau produksi barang + waktu pengadaan barang + waktu pengiriman barang

Sedangkan untuk pihak retailer, cara hitung lead time adalah:

LT = waktu pengadaan barang + waktu pengiriman barang

Contoh:

Sebuah perusahaan produsen makanan ringan dapat memproduksi 1.000 kemasan dalam kurun waktu 1 minggu atau 7 hari kerja. Tapi sebelumnya mereka menghabiskan waktu sekitar 3 hari untuk mendapatkan semua bahan yang diperlukan untuk memulai produksi massal. Setelah produk jadi, perusahaan membutuhkan waktu total 4 hari untuk proses pengiriman ke setiap retailer.

Jadi, total manufacturing lead times perusahaan tersebut untuk memproduksi 1.000 kemasan adalah:

LT = 7 hari + 3 hari + 4 hari = 14 hari (2 minggu kerja)

Cara Mengurangi Lead Time

Cara Mengurangi Lead Time

Anda perlu ketahui bahwa lead times yang berlangsung lama dapat menyebabkan sejumlah masalah yang mengganggu kemampuan bisnis untuk memenuhi pesanan. Bahkan, dengan lead time yang tidak dikelola dengan baik, maka retailer atau penjual akan kesulitan untuk memenuhi jumlah pesanan yang optimal (economic order quantity). Sehingga dapat meningkatkan risiko pelanggan kecewa, menurunkan daya saing dan daya beli produk, serta memperoleh pendapatan (revenue) bisnis yang rendah.

Selanjutnya dalam bidang manufaktur, lead time yang lama dapat menyebabkan proses produksi bisnis terhenti sepenuhnya dan menyebabkan bullwhip effect di seluruh rantai pasokan. Hal ini juga dapat merusak inventory turnover ratio bisnis Anda serta mengurangi interaksi dan hubungan dengan pelanggan.

Maka dari itu, Anda bisa mencegah atau mengurangi kemungkinan risiko lead time yang terlalu lama dengan mengikuti beberapa cara berikut ini.

1. Mengganti Supplier atau Pemasok Barang

Apabila setelah Anda analisis penjualan dan menemukan kendala selama distribusi barang dengan supplier, maka tak ada salahnya untuk mengganti dan mencari supplier lain yang lebih cepat.

2. Mengganti Metode Pengiriman Produk

Anda juga dapat mengatur metode pengiriman alternatif yang lebih cepat daripada metode pengiriman saat ini. Perubahan metode pengiriman ke metode yang lebih fleksibel secara bertahap dapat mengurangi lead times, meskipun Anda mungkin akan dikenakan biaya tambahan.

3. Mengotomatisasi Proses Manufaktur Hingga Pengiriman

Terkadang, keterlambatan lead times disebabkan oleh faktor human error saat tim yang bertanggung jawab memesan stok baru menunda menghubungi supplier. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan sistem Vendor-Managed Inventory (VMI) atau Vendor-Owned Inventory (VOI) untuk mengisi kembali stok secara otomatis ketika proses produksi hampir selesai. Sistem seperti itu efektif mengurangi lead times karena supplier Anda mendapat permintaan lebih awal sebelum perusahaan mengalami kehabisan stok.

Demikian penjelasan singkat seputar lead time versi inMarketing. Bila disimpulkan, lead times yang tidak terkendali dapat berakibat buruk pada proses bisnis. Mulai dari kehilangan penjualan hingga berhentinya produksi.

Oleh sebab itu, dengan menjaga waktu tunggu minimal dapat menghemat banyak biaya produksi beserta biaya tambahannya (incremental cost). Bahkan, juga dapat meningkatkan loyalitas pelanggan dan mempermudah akuisisi pelanggan tetap. Hal terpenting bagi siapa pun yang mencoba mengelola inventaris adalah melacak waktu tunggu rata-rata dan bertindak cepat saat menemukan perbedaan yang signifikan.

Baca Juga:

inMarketing adalah Digital Transformation Consultant dan Digital Marketing Strategy yang fokus pada Leads Conversion, Data-Driven dan Digital Analytics. Kami membantu korporasi untuk tumbuh lebih cepat dengan Marketing Technology Strategy. Konsultasi dengan kami? Contact.