Peran dan Tips Manajemen Pengadaan (Procurement Management)

Dalam upaya mengelola rantai pasokan atau supply chain management yang optimal, setiap perusahaan akan memiliki disiplin proses bisnis yang berbeda. Di mana nantinya stakeholder melibatkan beberapa langkah pengelolaan bisnis yang strategis (strategic management) untuk mengefektifkan workflow tim perusahaan. Salah satu langkah pengelolaan yang paling penting adalah manajemen pengadaan atau procurement management.

Istilah pengadaan atau procurement sendiri menyiratkan transaksi sederhana namun krusial bagi rantai pasokan bisnis. Karena ada banyak bahan atau sumber daya yang harus perusahaan beli dan produk yang perusahaan jual untuk semua titik di sepanjang supply chain.

Namun, perlu pelaku bisnis ingat bahwa proses pengadaan bukanlah proses yang hanya dilakukan sekali, melainkan harus dipantau secara terus menerus. Idealnya menggunakan bantuan tools business intelligence atau teknologi digitalisasi bisnis lainnya. Sehingga, perusahaan nantinya akan memiliki alternatif strategi bisnis terbaik untuk hasil manajemen pengadaan yang maksimal. Serta memahami betul seperti apa daya saing bisnis di niche industrinya.

Lantas, bagaimana cara kerja manajemen pengadaan yang tepat dan apa manfaatnya bagi siklus pertumbuhan bisnis (business life cycle)? Ketahui jawaban selengkapnya seputar procurement management versi inMarketing pada artikel berikut ini.

Apa Itu Manajemen Pengadaan (Procurement Management)?

Sebelum kita membahas lebih dalam seputar procurement management, Anda perlu memahami maksud dari istilah procurement itu sendiri. Sederhananya, procurement yang dalam bahasa Indonesia artinya pengadaan adalah proses pembelian bahan mentah, barang, hingga jasa yang perusahaan butuhkan untuk mendukung operasional bisnis.

Sehingga, dengan melansir laman situs Indeed, procurement management atau manajemen pengadaan adalah suatu prosedur atau proses bisnis yang memastikan bahwa perusahaan memperoleh sekaligus mengelola semua suplai bahan, produk, barang, dan layanan dengan tepat. Sehingga proyek bisnis dapat berjalan secara efisien serta berdampak positif pada profitabilitas dan operasional bisnis.

Baca Juga:

• Elemen dan Tips Memaksimalkan Manajemen Keuangan (Financial Management)
• Elemen dan Langkah Utama Manajemen Berbasis Nilai (Value Based Management) Dalam Bisnis

Strategi manajemen warehouse ini melibatkan banyak pemangku kepentingan dan departemen seperti pihak komersial, hukum, teknis, dan manajerial agar dapat menyeimbangkan kebutuhan bisnis dari semua departemen di dalam perusahaan. Tim tersebut harus mengimplementasikan strategi pengadaan yang selaras dengan tujuan bisnis perusahaan dan dengan biaya yang rendah. Di samping itu, tim pengadaan juga bertanggung jawab untuk:

• Menemukan pemasok atau supplier
• Melacak pesanan konsumen
• Melakukan proses diversifikasi pada supplier
• Menjelaskan persyaratan kontrak dan biaya pengadaan
• Membuat daftar vendor yang disetujui untuk memenuhi kebutuhan masa depan

Peran Penting atau Manfaat Manajemen Pengadaan (Procurement Management)

Seperti yang sudah sempat disebutkan di awal artikel, procurement management berperan penting dalam mengefisienkan operasional bisnis.

Apabila strategi pengelolaan ini dilakukan dengan benar, maka bisnis berkesempatan dapat menciptakan keunggulan kompetitif dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Dengan cara mengurangi biaya operasional bisnis (termasuk dalam business cost) atau total fixed cost perusahaan dan memaksimalkan sumber daya (resource management).

Selain itu, procurement management yang tepat juga akan menguntungkan perusahaan dalam hal:

• Menegosiasikan kontrak produksi dan supplier agar lebih menguntungkan.
• Menciptakan strategi proses bisnis baru yang inovatif, sehingga procurement memainkan peran penting dalam memperluas operasi bisnis.
• Mengurangi segala macam potensi risiko yang merugikan proses pengadaan bisnis (risk management)
• Mendorong upaya tanggung jawab sosial perusahaan (corporate social responsibility) dan keragaman bisnis (diversity) dalam bermitra dengan beragam supplier secara proaktif (partnership management).
• Meningkatkan kualitas produk atau layanan bisnis (konsep product-led growth).

Baca Juga:

• 7 Manfaat Penerapan Total Quality Management (TQM) untuk Perusahaan
• 7 Tahapan Utama Manajemen Pemasaran (Marketing Management)

Fungsi Manajemen Pengadaan (Procurement Management)

Di sebagian besar perusahaan, procurement management berfungsi untuk menangani semua transaksi pengadaan dan aliran data terkait. Selain itu, manajemen procurement juga memfasilitasi bisnis dalam menegakkan strategi pembelian (buying cycle) yang memastikan bahwa semua praktik pengadaan selaras dengan kebutuhan semua pemangku kepentingan internal dan strategi bisnis secara keseluruhan.

Oleh sebab itu, secara umum manajemen pengadaan terdiri dari lima fungsi, yaitu:

1. Purchase requisition adalah proses permintaan pembelian barang atau jasa, tergantung pada kebutuhan proyek tertentu.
2. Purchase order yang mana tim pengadaan mengirimkan dokumen pembelian setiap barang atau jasa pesanan kepada vendor. Setiap PO akan menyertakan nomor pelacakan, deskripsi barang yang dipesan, dan jumlah barang.
3. Invoice approval merupakan proses meninjau dan menyetujui invoice atau faktur vendor sebelum membayar purchase order yang disetujui. Saat ini, banyak pelaku bisnis beralih menggunakan sistem enterprise resource planning (ERP) untuk mencatat persetujuan segala macam invoice.
4. Vendor management mencakup proses mengidentifikasi supplier, memantau dan melacak kinerja vendor, mendapatkan penawaran dari supplier, menegosiasikan kontrak dan jadwal dengan supplier, dan melakukan pembayaran pengadaan barang.
5. Contract management yang mana perusahaan akan mengelola dan memantau kontrak. Serta mengawasi administrasi perjanjian vendor, mulai dari penyusunan kontrak hingga pelaksanaannya.

Tips Manajemen Pengadaan (Procurement Management) yang Efisien

Supaya cara kerja dan fungsi procurement management di atas dapat terlaksana dengan optimal, pertimbangkan untuk mencoba tips penerapannya di bawah ini.

1. Bangun Framework Manajemen Pengadaan yang Kuat

Jika Anda melihat adanya ketidakefisienan dalam proses pengadaan bisnis, hal terbaik yang harus Anda lakukan adalah membangun framework khusus manajemen pengadaan yang kuat. Framework tersebut memungkinkan Anda dapat melihat bagaimana segala sumber bisnis berfungsi selama operasional perusahaan.

Framework khusus procurement management ini harus menetapkan pedoman untuk:

• Mengelola vendor dan negosiasi dengan supplier
• Memantau dan menyetujui purchase requisition
• Mengelola invoice dan pembayaran
• Melakukan pencatatan dan penjaminan mutu (quality assurance)
• Mempekerjakan pembeli baru dan agen pembelian
• Melatih karyawan tentang produk (product knowledge)

2. Gunakan Perangkat Proses Otomatisasi yang Terbaru

Selain menggunakan framework untuk manajemen pengadaan, Anda juga bisa memanfaatkan perangkat business process automation khusus procurement. Misalnya sistem pembelian (purchasing) untuk mengotomatisasi aktivitas manajemen pengadaan yang mana dapat meningkatkan efisiensi bisnis. Selain itu, sistem otomasi tersebut juga membantu Anda untuk berkomunikasi dengan vendor secara real-time dalam sistem pengadaan.

3. Optimalkan Inventaris Bisnis

Salah satu bidang yang paling sering diabaikan oleh pelaku bisnis dalam proses pengadaan adalah pengelolaan stok dan intake. Hal ini lantaran menjaga jumlah dan kondisi inventaris pada tingkat yang tepat memerlukan pertimbangan dan perencanaan kuantitas yang cermat. Serta anggapan bahwa menyimpan inventaris dalam waktu yang lama dapat membahayakan ROI karena biaya pajak, biaya gudang, keusangan, dan asuransi akan terus bertambah seiring waktu.

Oleh sebab itu, harus ada perputaran persediaan yang lancar dan teratur agar risiko-risiko tersebut dapat berkurang dan Anda tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan lainnya. Rencana manajemen pengadaan Anda pada akhirnya harus mengoptimalkan inventaris bisnis.

4. Engage Dengan Para Supplier

Tips terakhir adalah dengan menciptakan engagement dengan supplier utama dan sekaligus mengamankan vendor cadangan jika supplier utama tersebut gagal mendistribusikan pengadaan (distribution management). Adapun beberapa tips yang dapat Anda manfaatkan untuk mengoptimalkan hubungan dengan supplier adalah:

• Selalu pertahankan komunikasi yang jelas dan terbuka mengenai pesanan dan persyaratan pembelian.
• Tetapkan ekspektasi lebih awal dengan memanfaatkan pengetahuan pasar sehingga Anda dapat mempertahankan vendor dengan standar yang sama.
• Evaluasi kinerja vendor secara berkala untuk melihat apakah kualitas barang dan jasa yang mereka miliki masih bagus.
• Bayar supplier dan vendor tepat waktu karena akan membuat vendor memprioritaskan perusahaan Anda.
• Lakukan riset pasar atau market research sekaligus analisis kompetitor atau competitive analysis secara rutin.

Baca Juga:

• Customer Relationship Management (CRM) dan Sales Force Automation (SFA), Mana yang Lebih Efektif?
• Saluran Distribusi (Distribution Channel): Pengertian, Jenis, dan Faktor Pemilihannya