8 Prinsip Total Quality Management (TQM) untuk Tingkatkan Manajemen Mutu Perusahaan

Bagi Anda yang terjun ke dunia bisnis, TQM atau Total Quality Management tentunya menjadi istilah yang tak asing lagi. TQM adalah suatu konsep bisnis yang berorientasi pada konsumen (customer oriented) dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas proses bisnis secara berkelanjutan (sustainability). Dalam penerapannya, terdapat 8 prinsip Total Quality Management yang harus perusahaan perhatian dengan saksama.

Sebab melalui konsep TQM ini, maka perusahaan harus memastikan kalau semua karyawan telah bekerja sama dan berkolaborasi demi kesuksesan proses bisnis secara keseluruhan. Baik dalam proses product development, sales process, marketing operation, lead management dan prospecting, hingga customer relationship management.

Dengan penerapan TQM yang tepat, maka perusahaan dapat meningkatkan penjualan dan operasi, mengurangi kesalahan dalam proses produksi, meningkatkan product value, menciptakan customer experience dan supply chain management yang lebih efektif, mendorong karyawan memberikan performa terbaik, hingga menghemat biaya operasi.

Penerapan TQM tak hanya memerlukan business metrics (metrik performa bisnis) seperti Key Performace Indicator untuk memantau kesuksesan proses bisnis. Tetapi juga membutuhkan adanya prinsip-prinsip yang harus terpenuhi. Apa saja prinsip-prinsip tersebut?

8 Prinsip Total Quality Management (TQM)

Seperti penjelasan di atas, dalam praktiknya TQM tak hanya memerlukan metrik untuk mengukur kesuksesan proses bisnis di berbagai bidang (misalnya KPI sales, KPI marketing, performance appraisal, dll). Melainkan juga harus memenuhi sejumlah prinsip yang menjadi tolok ukur (benchmark) kesuksesan TQM.

Dengan prinsip-prinsip tersebut, TQM dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuan dan target bisnis secara maksimal, serta menciptakan business continuity. Sebab dalam upaya TQM, semua anggota perusahaan akan berpartisipasi untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan, lingkungan bisnis dan pekerjaan, hingga budaya kerja guna memenuhi kepuasan pelanggan (customer satisfaction) secara maksimal.

Berikut adalah 8 prinsip utama dari TQM yang harus perusahaan ketahui untuk meningkatkan mutu, sebagaimana melansir dari Lucidhart:

1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focus)

Yang pertama adalah menempatkan customer sebagai fokus utama. Sehingga, bisnis akan bersifat customer oriented atau customer centric.

digital marketing agency

Prinsip ini menekankan bahwa customer adalah faktor utama penentu kesuksesan bisnis. Sehingga, perusahaan perlu meningkatkan kualitas produk atau layanan agar dapat mencapai kepuasan pelanggan atau customer satisfaction. Dengan tercapainya kepuasan pelanggan, maka hal tersebut akan membuka peluang peningkatan customer retention, customer loyalty, brand loyalty, hingga peningkatan sales growth.

Sebab menurut data dari Invespcro, investasi dalam menarik sales lead atau prospek baru dapat memakan biaya sebesar lima hingga dua puluh kali lebih mahal ketimbang mempertahankan pelanggan lama (customer retention). Inilah sebabnya, customer focus menjadi salah satu prinsip TQM yang harus perusahaan perhatikan dengan benar.

Untuk itu, perusahaan perlu melakukan berbagai upaya guna mendorong peningkatan kepuasan pelanggan. Misalnya memberikan pelatihan pada customer service dan customer relation officer, melakukan customer analysis, meningkatkan sistem komputerisasi, integrasi CRM, dan lain sebagainya.

Baca Juga :

2. Keterlibatan Karyawan Secara Penuh (Total Employee Commitment)

Prinsip kedua adalah total employee commitment atau keterlibatan karyawan secara penuh. Artinya, dalam mewujudkan TQM, maka semua karyawan harus berpartisipasi dan berkolaborasi untuk mencapai

Semua karyawan berpartisipasi untuk mencapai tujuan bisnis bersama. Untuk mewujudkannya, maka butuh adanya onboarding karyawan, penilaian secara rutin untuk meninjau kinerja (misalnya dengan bell curve, KPI, performance appraisal, dll), meningkatkan corporate communication, dan lain sebagainya.

Selain dapat membantu mewujudkan TQM, proses ini juga sekaligus dapat meningkatkan employee retention dan employee engagement, serta mengurangi angka employee turnover.

3. Peningkatan Berkesinambungan ( Process Approach)

Salah satu prinsip utama TQM adalah perbaikan terus-menerus atau peningkatan secara berkesinambungan. Dengan adanya peningkatan ini, maka kualitas produk dan layanan akan terus terjaga.

Selain itu, perbaikan terus-menerus akan memastikan perusahaan akan menemukan strategi dan teknik yang tepat dalam proses product development maupun proses bisnis lainnya. Dengan begitu, perusahaan dapat memproduksi produk maupun layanan yang berkualitas lebih baik, sekaligus menjadi lebih kompetitif, serta meningkatkan daya saing dan bargaining power di pasar.

Untuk mewujudkannya, maka perusahaan bisa membuat rancangan action plan atau business plan, kemudian menerapkannya dalam kegiatan bisnis. Buat pula metrik untuk mengukur kesuksesan perencanaan bisnis tersebut dan lakukan evaluasi secara berkala.

4. Sistem Terintegrasi (Integrated System)

prinsip total quality management

Artinya adalah setiap karyawan dan pelaku bisnis dalam perusahaan harus sama-sama memahami visi, misi, tujuan, target, serta proses yang harus mereka lalui untuk mewujudkan Total Quality Management atau manajemen mutu perusahaan.

Sehingga, perusahaan harus selalu memantau kinerja bisnis dan mengomunikasikannya secara terus-menerus. Dengan begitu, sistem terintegrasi akan menghubungkan unsur-unsur pertumbuhan bisnis dalam upaya untuk terus meningkatkan dan mencapai target dan tujuan.

5. Pendekatan Strategis dan Sistematis (Strategic and Systematic Approach)

Salah satu prinsip penting dari manajemen mutu perusahaan adalah pendekatan strategis dan sistematis untuk mencapai visi, misi, dan tujuan bisnis. Yang termasuk dalam strategic and systematic approach adalah perumusan rencana strategis yang mengintegrasikan kualitas sebagai komponen inti.

Untuk mewujudkannya, perusahaan perlu melakukan inovasi berkelanjutan dalam setiap prosesnya. Lakukan evaluasi secara berkala dan cari tahu pendekatan (approach) seperti apa yang menghasilkan benefit atau keuntungan terbesar dalam business process management.

Baca Juga :

6. Peningkatan Berkelanjutan (Continual Improvement)

Prinsip berikutnya adalah continual improvement atau peningkatan berkelanjutan. Sebagaimana kita tahu, semua bisnis pasti memerlukan adanya improvement atau peningkatan agar selalu mendapatkan posisi di pasar. Dengan demikian, perusahaan harus terus melakukan analisis bisnis dan menerapkan ide-ide kreatif agar tidak kalah saing dari kompetitor.

Dengan munculnya inovasi dan peningkatan secara berkelanjutan, maka peluang perusahaan untuk terus mempertahankan posisi produk di pasar (product positioning) pun akan semakin besar. Untuk itu, langkah yang harus perusahaan lakukan adalah dengan melakukan analisis kompetitor (analisis pesaing), melakukan market research, analisis pasar, hingga memenuhi demand dan market orientation.

7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta (Fact-Based Decision Making)

Prinsip berikutnya adalah membuat keputusan (decision making) berdasarkan fakta. Dewasa ini, kita tahu bahwa data menjadi bagian terpenting dalam sebuah perusahaan. Maka dari itu, untuk mengetahui seberapa baik kinerja perusahaan, maka data tentang performa bisnis pun sangat diperlukan.

Sehingga, untuk mewujudkan TQM, maka perusahaan harus terus mengumpulkan data, menganalisis data bisnis (business analytics), dan mengolah data (data management) guna mendapatkan insights dalam proses pengambilan keputusan. Sebab dengan data-data tersebut, perusahaan bisa menentukan langkah dan strategi apa yang harus diambil kedepannya berdasarkan riwayat masa lalu.

8. Komunikasi (Communication)

Yang terakhir adalah komunikasi. Jika perusahaan ingin mewujudkan Total Quality Management, maka komunikasi yang efektif akan memegang peranan besar dalam prosesnya. Komunikasi ini akan melibatkan metode, strategi, hingga planning. Dengan komunikasi yang lancar dan tepat, maka tujuan dan target bisnis pun bisa tercapai.

Demikian adalah ulasan mengenai prinsip Total Quality Management yang harus perusahaan ketahui. Intinya, memenuhi prinsip-prinsip ini akan sangat membantu perusahaan dalam mewujudkan TQM serta mencapai tujuan dan target bisnis.

Di sisi lain, Anda juga bisa memanfaatkan layanan digital marketing agency yang dapat membantu Anda dalam mendukung kesuksesan bisnis. Beberapa strategi marketing yang bisa diimplementasikan adalah growth hack marketing, inbound marketing, 360 Digital Marketing, serta Data-driven marketing agar perusahaan semakin berkembang pesat.

Baca Juga :

inMarketing adalah Digital Transformation Consultant dan Digital Marketing Strategy yang fokus pada Leads Conversion, Data-Driven dan Digital Analytics. Kami membantu korporasi untuk tumbuh lebih cepat dengan Marketing Technology Strategy. Konsultasi dengan kami? Contact.