Project Management (Manajemen Proyek): Definisi, Tahapan, dan Pendekatan Terbaiknya

Hampir setiap perusahaan profesional dari berbagai niche pasti menerapkan manajemen proyek atau project management ketika sedang menangani proyek bisnis. Terlebih di era transformasi digital saat ini yang menuntut perusahaan menggunakan alat dan teknik digitalisasi bisnis tertentu.

Bagaimana tidak, manajemen proyek menjadi satu metode perencanaan (business plan) dan pengelolaan proses bisnis yang paling penting dalam meningkatkan kualitas dan performa perusahaan (quality management). Mulai dari pengembangan produk, distribusi, pemasaran, hingga penjualan produk bisnis.

Nantinya, sejumlah stakeholder perusahaan di bidang IT, infrastruktur, manufaktur, dan keuangan dapat mengatur biaya dan aset bisnis untuk kebutuhan proyek dengan seminimal mungkin serta menciptakan produk yang unggul dan unik (misal produk flagship).

Oleh karena itu, bila Anda sedang mengerjakan proyek atau mungkin baru mulai memahami bagaimana proses pengelolaan proyek yang tepat, maka silakan baca artikel berikut ini.

Apa Itu Project Management (Manajemen Proyek)?

Menurut laman situs APM, project management adalah metode atau proses perencanaan dan pengelolaan sumber daya agar perusahaan dapat menghasilkan produk akhir sehingga mencapai tujuan dan target proyek bisnis (enterprise resource planning).

Umumnya, manajer proyek mengumpulkan informasi selama awal proses pengembangan proyek ke dalam dokumentasi business case. Informasi-informasi tersebut akan mencakup segala kebutuhan proyek bisnis. Mulai dari sumber daya manusia, manajemen komunitas perusahaan, manajemen risiko, biaya operasional, corporate social responsibility, employee activation, komunikasi internal, dan customer relation.

Oleh sebab itu, manajemen proyek menjadi salah satu disiplin ilmu yang membantu hampir semua jenis proyek pengembangan produk maupun layanan. Di mana proyek tersebut menghasilkan produk yang:

• Produk baru atau produk yang diubah (berwujud atau tidak berwujud).
• Memiliki rentang waktu yang terbatas.
• Memiliki prosedur dan manajemen perubahan yang kompleks.

Contohnya, proyek pengembangan website atau software (SDLC), peluncuran produk atau layanan, perubahan budaya perusahaan, pembangunan infrastruktur, dan lain-lain.

Baca Juga:

• Komponen dan Cara Kerja Strategic Management untuk Optimasi Proses Bisnis
• Manfaat dan Tahapan Membuat Business Process Mapping Untuk Efektivitas Operasional Perusahaan

Dengan project management, perusahaan dapat mencapai tujuan dan target proyeknya secara efektif serta memastikan penggunaan sumber daya yang efisien dan bernilai terbaik. Lalu, perusahaan juga lebih mampu dalam memenuhi kebutuhan yang berbeda dari stakeholder proyek (demand management) sehingga pendapatan (revenue) dan seluruh bagian organisasi dapat berkembang dengan baik (business development).

Fase atau Tahapan Project Management (Manajemen Proyek)

Serupa dengan konsep manajemen bisnis lainnya, project management terdiri dari beberapa fase atau tahapan yang penting dalam pengembangan proyek bisnis. Semua tahapan akan diinisiasi dan dievaluasi oleh manajer proyek, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Inisiasi (Initiation)

Tahapan inisiasi menandakan awal mula pelaksanaan proyek yang bertujuan untuk mewujudkan dan memahami proyek pada spektrum yang lebih luas. Fase ini sangatlah penting untuk manajer proyek dan stakeholder laksanakan karena merupakan landasan utama untuk keseluruhan proyek yang profesional.

Oleh karenanya, manajer proyek harus menentukan dan memperhatikan beberapa variabel dalam metrik bisnis, yaitu:

• Tujuan dan target proyek.
• Ruang lingkup proyek.
• Potensi kemunculan risiko dalam proyek (risk appetite).
• Durasi waktu dan biaya yang diperlukan dalam pengembangan proyek.

2. Perencanaan (Planning)

Setelah berhasil menentukan variabel-variabel yang diperlukan dalam inisiasi proyek, manajer proyek harus merencanakan dan merancang gambaran keseluruhan proyek dengan detail.

Hampir sama seperti sistem dan proses bisnis lainnya, tahap perencanaan di sini melibatkan banyak brainstorming. Sebab, brainstorming juga menjadi kunci keberhasilan manajemen proyek yang berkelanjutan dan terencana dengan baik (sustainability management). Nantinya, hasil brainstorming dikumpulkan ke dalam satu rumusan product roadmap.

Selain itu, menurut situs Monday.com, tahap ini juga mengharuskan manajer proyek untuk memilih anggota tim, memperkirakan segala sumber daya proyek (business forecast), rencana pelaksanaan proyek (action plan), dan menguraikan satu dari beberapa metode manajemen proyek. Setelah ini kita juga akan membahas metode-metode pendekatan project management.

Baca Juga:

• 8 Teknik Six Sigma Terbaik Untuk Tingkatkan Sistem Produksi Perusahaan
• 5 Pilar Total Quality Management (TQM) Dalam Pengembangan Bisnis

3. Penerapan (Execution)

Nah, tahapan inilah yang paling ditunggu oleh manajer proyek karena ia dapat menjalankan proyeknya sesuai rencana.

Selama proses penerapan atau eksekusi, manajer dan anggota tim proyek harus terus memastikan bahwa semua proses sesuai dengan waktu dan anggaran biaya.

Lalu, juga sambil mengidentifikasi dan mengurangi risiko, menjaga vendor dan supplier (distribution channel), menangani masalah yang muncul, dan membawa perubahan apa pun.

4. Pengawasan (Monitoring)

Selanjutnya, manajer proyek akan menilai dan mengukur kemajuan dan kinerja tim secara kolektif (value proposition) dalam mencapai tujuan pelaksanaan proyek.

Untuk mempermudah proses monitoring, manajer proyek disarankan menggunakan KPI atau key performance indicator untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil proyek terkendali atau tidak. Adapun variabel KPI yang penting untuk manajer perhatikan adalah:

• Tujuan proyek, untuk mengukur apakah jadwal dan anggaran sejalan dengan tujuan proyek.
• Kualitas hasil akhir, untuk menentukan apakah tugas-tugas selama pelaksanaan proyek telah terpenuhi atau belum.
• Pelacakan upaya dan biaya, di mana manajer proyek akan memperhitungkan upaya dan biaya sumber daya serta memeriksa apakah proyek dapat dicapai dengan anggaran yang telah diprediksi (financial forecasting).
• Kinerja proyek, untuk memantau setiap perubahan yang terjadi dalam proyek.

5. Penutupan (Closure)

Apabila keempat tahapan di atas sudah manajer proyek lewati, maka proyek dapat dinyatakan selesai.

Kendati demikian, proses penutupan atau merampungkan proyek harus menjadi langkah yang dijalankan dengan hati-hati untuk mencapai sebagian besar tujuan proyek. Dengan begitu, tahap ini dapat efektif memastikan bahwa pekerjaan yang diselesaikan mendapatkan penerimaan yang lebih luas dan telah memenuhi semua tujuan yang diinginkan.

Jangan lupa untuk menyelesaikan setiap bagian dokumen akhir sebagai bentuk pelaporan proses manajemen proyek. Laporan ini nantinya harus di serahkan kepada auditorial perusahaan untuk menjadi referensi di masa mendatang ketika proyek semacam itu di lakukan lagi.

Pendekatan Project Management (Manajemen Proyek)

Secara teori, manajer proyek akan di beri pilihan dalam penerapan project management. Melansir dari situs Wrike, strategi pengelolaan proyek terbagi ke dalam beberapa kategori yang berbeda, yaitu:

1. Pendekatan Tradisional

Metode pelaksanaan project management secara tradisional mencakup tahapan yang sering di terapkan oleh perusahaan-perusahaan dari industri manufaktur dan engineering. Beberapa metode tersebut adalah:

• Metode Waterfall adalah cara yang paling umum di gunakan untuk merencanakan sebuah proyek dengan pendekatan prosedur sekuensial sederhana. Maksudnya, setiap fase proyek harus selesai sebelum memulai fase berikutnya yang mengarah ke hasil akhir.
• Critical path method adalah pendekatan sekuensial lainnya yang memungkinkan manajer proyek untuk memprioritaskan sumber daya, lebih menekankan dan berinvestasi ke dalam pekerjaan yang paling penting, dan menjadwalkan ulang tugas-tugas proyek dengan prioritas lebih rendah yang mungkin memperlambat kinerja tim.
• Critical chain project management (CCPM) adalah metodologi yang berfokus pada sumber daya yang di butuhkan untuk setiap tugas dalam proyek. Dengan menggunakan pendekatan ini, manajer proyek mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya untuk tugas yang paling penting dan berprioritas tinggi.

2. Pendekatan Agile

Sederhananya, manajemen proyek dengan pendekatan Agile adalah metodologi yang berfokus pada kolaborasi tim dan terdiri dari siklus pengembangan pendek yang disebut dengan design sprint. Pendekatan ini akan menggabungkan setiap umpan balik saat proyek berlangsung dalam upaya untuk merangkul fleksibilitas dan peningkatan berkelanjutan (sustainable growth).

Adapun beberapa pendekatan Agile yang paling populer adalah:

• Scrum, metode yang memungkinkan adanya penyebaran tanggung jawab tradisional kepada manajer proyek sebagai pemimpin dan fasilitator.
• Kanban, metode yang cocok untuk di implementasikan ke dalam proyek dengan prioritas yang sering berubah dan berkembang terus menerus.
• Extreme Programming (XP), merupakan pendekatan project management yang di kembangkan secara khusus untuk kebutuhan pengembangan dan rekayasa software. XP sangat ideal untuk klien yang tidak 100% yakin apa yang mereka butuhkan dari produk akhir, dan karena itu membutuhkan banyak kesempatan untuk pengujian dan umpan balik.
• Adaptive project framework (APF), merupakan pendekatan yang juga cocok untuk kebutuhan proyek teknologi dan informasi yang membutuhkan tingkat fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi.

Baca Juga:

• Manfaat Warehouse Management System Untuk Operasional Bisnis
• 4 Tahapan Siklus Hidup Bisnis (Business Life Cycle) yang Perlu Pebisnis Ketahui!