Proses Bisnis: Definisi, Jenis, dan Manfaat Menerapkannya

Anda sebagai pelaku bisnis atau wirausahawan pasti ingin mengembangkan bisnis yang sukses di pangsa pasar yang tepat dengan pelanggan prospek terbaik (lead generation). Anda dan/atau stakeholder bisnis yang terlibat akan menerapkan berbagai langkah strategis yang mungkin menghabiskan banyak biaya untuk mencapai tujuan dan target bisnis. Semua itu bisa Anda lakukan apabila memahami betul bagaimana proses bisnis yang terbaik untuk niche bisnis Anda.

Konsep aktivitas dalam bisnis ini memanglah beragam, mulai dari perekrutan karyawan baru hingga perencanaan strategi pemasaran dan penjualan. Dan semua rangkaian aktivitas yang terjadi di dalamnya memiliki keterkaitan dan mempengaruhi satu sama lain. Sebagai hasilnya, proses bisnis yang baik dapat menciptakan citra (brand image), nilai merek (brand value) serta layanan pelanggan yang baik.

Walaupun sering didengungkan di setiap aktivitas berbisnis, masih banyak orang yang bingung dengan maksudnya. Dalam artikel ini, inMarketing akan menjelaskan secara singkat konsep dasar proses bisnis sebagai bagian inti dari operasional bisnis.

Definisi Proses Bisnis

Mengutip dari Processology, business process atau proses bisnis adalah serangkaian tugas dan aktivitas operasional bisnis yang dilakukan oleh stakeholder bisnis atau sistem untuk mencapai tujuan bisnis. Konsep proses atau metode bisnis yang ada saat ini setidaknya mencakup satu dari elemen-elemen berikut:

• Tugas atau aktivitas
• Sistem
• Karyawan
• Workflow atau alur kerja
• Big data

Sedangkan menurut beberapa ahli, seperti Davenport (1993) dan Monk (2009), proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang terstruktur mulai dari menerima satu atau lebih input (strategi) hingga pada akhirnya menghasilkan output (layanan, barang atau jasa) yang bernilai untuk pelanggan sebagai target pasar.

Aktivitas-aktivitas tersebut akan stakeholder lakukan berkali-kali dengan cara dasar atau aktivitas bisnis yang telah dioptimalkan. Dengan kata lain, struktur business process bisa sederhana atau kompleks, tergantung pada setiap elemen yang terlibat dalam proses.

Baca Juga:

• Stakeholder Management : Definisi, Manfaat, Elemen, dan Cara Membuatnya
• 17 Tujuan Utama Sustainable Development Goals (SDGs) dan Implementasinya

Karakteristik Proses Bisnis yang Ideal

Peran metode kerja bisnis ini sangatlah penting dan berguna bagi operasional organisasi atau perusahaan besar yang profesional. Adapun beberapa kategori utama yang mendefinisikan bahwa apakah proses bisnis Anda telah ideal atau belum adalah:

• Membantu Anda mengidentifikasi tugas apa yang harus Anda lakukan untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih besar.
• Meningkatkan efisiensi kerja organisasi perusahaan.
• Merampingkan atau menyederhanakan komunikasi antara stakeholder atau fungsi bisnis atau departemen perusahaan.
• Membantu Anda menetapkan persetujuan untuk memastikan akuntabilitas dan penggunaan sumber daya perusahaan secara optimal.
• Berperan sebagai standarisasi serangkaian prosedur untuk menyelesaikan tugas yang benar-benar penting bagi bisnis Anda.

Kategori Proses Bisnis

Tergantung pada jenis organisasi, industri dan sifat pekerjaan perusahaan Anda, proses bisnis sering dipecah menjadi beberapa jenis yang berbeda. Berikut ini penjelasannya.

1. Proses Operasional atau Proses Utama

Proses operasional atau proses utama berhubungan dengan aktivitas inti bisnis dan value chain bisnis. Jenis proses ini memberikan nilai kepada pelanggan (customer value) dengan membantu menghasilkan produk atau layanan terbaik.

Sumber lain menyebutkan bahwa proses operasional mewakili aktivitas penting penting untuk mencapai tujuan bisnis, misalnya menghasilkan pendapatan (revenue). Beberapa contoh proses operasional adalah aktivitas bisnis dalam menerima pesanan pelanggan, membuat atau mengembangkan produk, dan mengirim produk ke pelanggan.

2. Proses Pendukung atau Proses Tambahan

Konsep proses pendukung atau tambahan ini membantu proses dan fungsi inti dalam suatu organisasi. Contoh proses pendukung adalah pengelolaan akuntansi, manajemen sumber daya manusia (karyawan) seperti KPI, strategi penjualan, dan marketing funnel.

Salah satu pembeda utama antara proses pendukung dengan operasional adalah bahwa proses pendukung tidak memberikan nilai atau manfaat kepada pelanggan secara langsung.

3. Proses Manajemen

Proses manajemen menjadi jenis business process selanjutnya yang berperan dalam mengukur, memantau, dan mengendalikan aktivitas yang terkait dengan prosedur dan sistem bisnis.

Contoh proses manajemen adalah aktivitas komunikasi internal, tata kelola, perencanaan strategis, penganggaran, dan infrastruktur atau manajemen kapasitas perusahaan. Seperti halnya proses pendukung, proses manajemen ini tidak memberikan nilai atau manfaat secara langsung kepada pelanggan.

Baca Juga:

• Business Benchmarking: Definisi, Manfaat, dan Jenisnya
• 9 Elemen Business Model Canvas (BMC) untuk Kesuksesan Bisnis

Manfaat Merencanakan Proses Bisnis yang Baik

Proses yang efektif dan efisien adalah kunci penting dalam menciptakan pertumbuhan (growth rate) dan keberlanjutan bisnis Anda (sustainability). Berdasarkan survei dari laporan State of BPM menunjukkan bahwa bisnis telah menjadikan peningkatan proses sebagai prioritas dalam strategi bisnis secara keseluruhan.

Oleh karena itu, Anda harus mempertimbangkan untuk meningkatkan metode bisnis Anda ke arah yang lebih menguntungkan organisasi bisnis. Berikut ini beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan.

1. Menghemat Biaya

Melalui peningkatan metode bisnis, Anda berkesempatan besar dapat mengidentifikasi pengeluaran aset bisnis yang tidak perlu dan menemukan cara efektif untuk menghasilkan output proses terbaik. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk menghemat biaya pengeluaran perusahaan yang mungkin bisa digunakan untuk prioritas penting lainnya. Dan menurut banyak pengamat bisnis yang didukung makalah penelitian, lebih mudah untuk menghemat biaya yang ada daripada mendapatkan pelanggan baru (customer acquisition).

2. Meningkatkan Produktivitas Tim

Manfaat selanjutnya dari penerapan sekaligus peningkatan metode bisnis adalah dapat membantu Anda mengurangi tugas dan aktivitas yang berlebihan dan tidak perlu dari operasional bisnis. Ini memungkinkan Anda untuk merekayasa ulang proses yang ada dengan teknik pengelolaan bisnis berkelanjutan yang lebih efektif.

Sehingga akan mendorong motivasi karyawan Anda untuk melakukan tugas yang lebih menantang daripada mngerjakan tugas administrasi yang berlebihan. Selain itu juga dapat meningkatkan standar pengukuran produktivitas dalam operasional bisnis Anda.

3. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan

Business process yang efektif dan efisien akan mengarahkan Anda pada hasil yang secara langsung berkontribusi pada tujuan bisnis, salah satunya adalah kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, dengan mengoptimalkan kualitas proses bisnis dapat meningkatkan pengalaman pelanggan (customer experience) Anda.

Penutup: Istilah Umum Terkait Proses Bisnis

Sebagai penutup artikel ini, kami juga mencantumkan beberapa istilah umum yang berhubungan dengan proses bisnis. Berikut ini penjelasannya.

1. Business Process Management

Business process management merupakan disiplin ilmu dalam manajemen operasi di mana stakeholder bisnis akan menggunakan berbagai metode untuk menemukan, memodelkan, menganalisis, mengukur, meningkatkan, mengoptimalkan, dan mengotomatisasi business process.

2. Business Process Improvement

Business process improvement merupakan konsep praktis manajemen yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas aktivitas bisnis dengan menemukan, memetakan, mendokumentasikan, menganalisis, dan mendesain ulang proses.

3. Business Process Mapping

Business process mapping merupakan aktivitas membuat diagram alur kerja dari suatu proses untuk mendapatkan pemahaman yang jelas apakah business process tumpang tindih dengan proses lain. Umumnya, business analyst akan menggunakan alat bantu visual untuk mendokumentasikan dan mengomunikasikan detail proses di seluruh perusahaan.

4. Business Process Documentation

Business process documentation merupakan aktivitas menguraikan deskripsi rinci tentang bagaimana suatu proses perlu stakeholder jalankan. Ini adalah teknik yang dilakukan oleh para stakeholder untuk membuat proses mereka dapat dipelajari, dilihat, dan ditingkatkan. Dokumen ini berfokus pada menjawab pertanyaan “bagaimana proses diimplementasikan?”.

5. Business Process Automation

Business process automation merupakan praktik penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi aktivitas bisnis dan alur kerja yang kompleks dan berlebihan. Sistem ini membantu organisasi bisnis dapat menghemat tenaga, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan kinerja perusahaan.

Demikian informasi yang bisa inMarketing jelaskan seputar proses bisnis. Pada intinya, business process adalah kekuatan pendorong terbaik untuk operasional bisnis Anda. Dengan begitu, Anda bisa mengoptimalkan lead time bisnis, menciptakan siklus penjualan yang efektif, dan mempengaruhi analisis aktivitas bisnis di masa depan. Contohnya, dengan analisis deskriptif, prediktif, dan preskriptif.

Oleh karena itu, Anda perlu mengendalikan business process Anda sebelum mereka mulai mengendalikan bisnis Anda. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda.

Baca Juga:

• Memahami Lima Elemen Porter Five Forces untuk Tingkatkan Daya Saing Bisnis
• Mengenal Apa Itu Supply Chain Management Dalam Strategi Bisnis