Dalam menjalankan suatu bisnis, masalah adalah hal yang wajar terjadi. Namun, perusahaan perlu menemukan solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut agar tidak menghambat proses bisnis. Salah satu cara yang bisa perusahaan terapkan adalah dengan analisis akar masalah atau root cause analysis (RCA).
Pada dasarnya, ada banyak metode pemecahan masalah yang bisa perusahaan terapkan. Namun, RCA menjadi salah satu yang populer karena dapat mengidentifikasi masalah langsung dari akarnya. Sehingga, penyelesaian masalah bisa lebih tepat sasaran dan maksimal.
Dengan RCA pula, perusahaan dapat membuat keputusan bisnis (decision making) yang tepat setelah mengetahui akar permasalahan dalam suatu business process. Lantas, bagaimana langkah-langkah menerapkan RCA untuk mengatasi masalah bisnis?
Apa Itu Root Cause Analysis (RCA)?
Melansir dari Tableau, root cause analysis (RCA) adalah salah satu tool yang berguna dalam problem solving untuk menemukan akar penyebab masalah yang sedang perusahaan hadapi. Biasanya, RCA merupakan tool yang populer bagi perusahaan yang menjalankan lean six sigma.
Dalam penerapannya, RCA bisa membantu perusahaan untuk memahami penyebab utama suatu masalah secara sistematis dan analitis. Dengan memahami secara detail akar suatu permasalahan, maka perusahaan pun bisa menentukan langkah yang tepat untuk mengatasinya.
Berbeda dari metode problem solving atau pemecahan masalah lainnya, RCA cenderung membantu perusahaan agar terhindar dari permasalahan yang sama di kemudian hari. Sebab sebagaimana kita ketahui, tak jarang sebuah perusahaan akan mengalami masalah yang sama beberapa kali, meskipun sebelumnya masalah tersebut sudah berhasil terselesaikan.
Ini karena RCA melakukan analisis mendalam yang dapat berguna untuk menganalisis risiko (risk analysis) yang bisa terjadi kedepannya. Sehingga, perusahaan bisa mempersiapkan strategi bisnis yang matang untuk memanajemen risiko tersebut di kemudian hari.
Pentingnya Root Cause Analysis (RCA) untuk Perusahaan
Seperti penjelasan di atas, analisis akar masalah (RCA) ini bukan hanya membantu perusahaan dalam hal problem solving atau pemecahan masalah. Melainkan juga sekaligus mengindetifikasi ancaman dan risiko apa saja yang mungkin akan perusahaan alami dalam mencapai tujuan dan target bisnis.
Adapun manfaat lain dari root cause analysis untuk perusahaan adalah sebagai berikut:
- Membantu meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan (brand authority)
- Meningkatkan revenue dan profitabilitas bisnis
- Membantu manajemen proses bisnis yang efektif
- Mengembangkan strategi bisnis (business development strategy) yang lebih efisien
- Memanajemen risiko dan menghindari pure risk
- Menganalisis efisiensi proses bisnis (business analysis)
- Membantu proses perencanaan bisnis (business plan) yang lebih matang dan detail
Baca Juga :
- Komponen dan Cara Kerja Strategic Management untuk Optimasi Proses Bisnis
- Ketahui Fungsi dan Elemen Balanced Scorecard untuk Mengukur Manajemen Strategis Perusahaan
Kapan Perusahaan Melakukan Root Cause Analysis (RCA)?
Analisis masalah adalah hal yang harus perusahaan lakukan ketika sedang menghadapi kendala. Sebab semakin cepat perusahaan mengidentifikasi masalah, maka akan semakin cepat pula solusi yang bisa perusahaaan temukan.
Contohnya adalah tingginya tingkat employee turnover dalam perusahaan. Hal ini tentunya akan menghambat produktivitas dan proses bisnis yang sedang berlangsung. Efek jangka panjangnya pun akan merugikan perusahaan.
Contohnya adalah penurunan sales growth perusahaan karena proses bisnis yang terhambat, apalagi jika karyawan-karyawan tersebut memiliki kinerja yang bagus dan memegang peran penting dalam perusahaan. Atau biaya untuk merekrut karyawan baru yang tidak murah.
Maka dari itu, perusahaan harus segera melakukan analisis masalah guna mengetahui penyebabnya. Bisa jadi, tingginya turnover tersebut karena budaya kerja yang kurang cocok, komunikasi dalam perusahaan yang tidak terjalin dengan baik, kesejahteraan karyawan yang kurang, tingginya tuntutan pekerjaan, dan lain sebagainya.
Dengan mengetahui penyebabnya, maka perusahaan bisa melakukan langkah antisipasi agar masalah serupa tidak terjadi lagi. Selain menurunkan jumlah employee turnover, perusahaan juga bisa meningkatkan angka employee retention dan employee activation.
Langkah-langkah Melakukan Root Cause Analysis (RCA)
Untuk melakukan root cause analysis (RCA), berikut ini adalah beberapa langkah yang bisa perusahaan terapkan:
1. Identifikasi Masalah
Langkah pertama yang harus perusahaan lakukan adalah mengidentifikasi masalah. Cari tahu masalah apa yang sedang perusahaan hadapi saat ini. Caranya adalah dengan mengukur performa bisnis dengan menggunakan business metrics yang telah ditentukan. Apabila ada proses bisnis yang performanya kurang maksimal, maka perusahaan perlu menganalisisnya.
Baca Juga :
- Pentingnya Employee Engagement Dalam Perkembangan Perusahaan
- Pentingnya Competitive Advantage (Keunggulan Kompetitif) Untuk Memenangkan Persaingan Bisnis
2. Mengumpulkan Data
Langkah berikutnya adalah mengumpulkan data. Setelah mengidentifikasi permasalahan dalam bisnis, Anda perlu mengumpulkan data yang relevan sebagai bukti bahwa masalah-masalah tersebut benar terjadi. Kumpulkan pula data tentang dampak atau impact akibat masalah tersebut bagi pertumbuhan perusahaan.
Untuk memudahkan tahapan ini, perusahaan bisa menggunakan metode analisis bisnis. Misalnya CATWOE analysis, MOST analysis, atau PESTLE analysis.
3. Identifikasi Faktor-Faktor yang Bisa Menjadi Penyebab Masalah
Pada tahap ini, perusahaan harus mengidentifikasi sebanyak mungkin penyebab yang bisa menimbulkan masalah. Sebab pada dasarnya, RCA bukan hanya digunakan untuk mengatasi satu dua masalah saja, melainkan secara keseluruhan. Ini karena RCA akan menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah.
Hal ini dapat anda lakukan dengan menggunakan teknik-teknik berikut:
- Analisa 5 Whys : Tanyakan “Mengapa?’ berulang kali hingga Anda menemukan jawaban yang paling tepat atas penyebab suatu masalah
- Drill Down : Membagi masalah hingga menjadi bagian-bagian kecil yang lebih detail untuk memahami gambaran besarnya
- Diagram sebab-akibat (Cause and Effect Diagram) atau Fishbone Diagram : Menggunakan bagan yang menerangkan semua faktor penyebab yang mungkin untuk mengetahui di mana masalah pertama kali muncul
4. Identifikasi Akar Masalah
Setelah mengumpulkan berbagai macam penyebab yang bisa menimbulkan masalah, maka lakukanlah identifikasi akar masalah. Cari tahu penyebab utama yang menyebabkan timbulnya suatu permasalahan tersebut. Dengan demikian, perusahaan bisa mengambil keputusan yang tepat untuk menentukan solusi yang paling sesuai.
5. Menentukan dan Mengimplementasikan Solusi
Usai mengidentifikasi akar masalah, maka selanjutnya perusahaan perlu mencari solusi untuk mengatasi hal tersebut. Selain menyelesaikan masalah, perusahaan juga perlu menemukan solusi untuk mencegah agar masalah tidak terjadi lagi di kemudian hari.
Temukan sebanyak mungkin solusi untuk menyelesaikan masalah, kemudian tentukan mana yang paling berpotensi dan berdampak positif bagi pertumbuhan bisnis kedepannya. Setelah itu, segera implementasikan solusi tersebut agar permasalahan yang perusahaan hadapi bisa segera terselesaikan.
Itulah penjelasan mengenai root cause analysis (RCA) beserta langkah-langkah yang bisa perusahaan lakukan untuk menerapkannya. Sejatinya, perlu Anda ingat bahwa setiap niche bisnis dalam berbagai skala perusahaan pasti akan menghadapi masalah. Baik itu masalah internal seperti SDM dan proses operasional, maupun masalah eksternal seperti lingkungan bisnis, perilaku konsumen, hingga persaingan dengan kompetitor.
Yang harus perusahaan lakukan adalah berupaya untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut agar tidak menjadi kendala bagi kelangsungan bisnis kedepannya. Dengan analisis RCA, maka perusahaan akan terbantu dalam proses problem solving, sekaligus dapat mencegah risiko terjadinya masalah yang sama di kemudian hari.
Baca Juga :
inMarketing adalah Digital Transformation Consultant dan Digital Marketing Strategy yang fokus pada Leads Conversion, Data-Driven dan Digital Analytics. Kami membantu korporasi untuk tumbuh lebih cepat dengan Marketing Technology Strategy. Konsultasi dengan kami? Contact.