Workflow Automation: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Penerapannya

Workflow Automation: Pengertian, Manfaat, dan Contoh Penerapannya

Sebelum berkembangnya tren digitalisasi bisnis, cukup banyak karyawan harus menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengerjakan tugas yang berulang secara manual. Sehingga, lambat laun budaya kerja yang positif, tingkat produktivitas (employee activation), dan engagement karyawan akan menurun. Namun, kini hal tersebut tidak akan mudah terjadi apabila perusahaan memanfaatkan workflow automation dalam manajemen operasional bisnisnya (operations management).

Hingga penghujung tahun 2022, penerapan workflow automation masih diandalkan banyak perusahaan startup atau bisnis UKM/UMKM dari berbagai niche industri untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis. Dengan harapan bahwa perusahaan dapat memaksimalkan performa bisnisnya sesuai dengan karakteristik pangsa pasar. Ketahui informasi lainnya seputar workflow automation yang penting bagi pertumbuhan bisnis pada artikel inMarketing di bawah ini.

Apa Itu Workflow Automation?

Menurut situs Pipefy, workflow automation mengacu pada penggunaan software yang berguna untuk mengotomatisasi alur kerja atau tugas agar lebih cepat, mudah, dan konsisten tanpa melibatkan peran maupun input manusia.

Dalam lingkup bisnis, workflow automation menggunakan logic sistem berbasis aturan dan terdiri dari fitur low-code, drag-and-drop, dan user interface (UI) yang user-friendly. Bahkan beberapa tools juga menyertakan sistem artificial intelligence (AI).

Dengan perangkat otomatisasi ini, anggota tim perusahaan dapat menghemat waktu dan tenaganya untuk bekerja atau menjalankan tanggung jawabnya. Serta berperan penting dalam mengurangi pengeluaran operasional bisnis (business cost) dan potensi human error. Selain itu, workflow automation juga bermanfaat untuk:

  • Meningkatkan skalabilitas perusahaan dan user experience.
  • Menyederhanakan manajemen bisnis.
  • Mengurangi time to market dalam business lifecycle.
  • Mengurangi potensi kesalahan atau error dari data entry manual.
  • Mengotomatiskan alur pengajuan dokumen dan persetujuan dalam perusahaan.
  • Memperjelas alur komunikasi antara tim produksi dan operasional perusahaan.
  • Menciptakan pengawasan administratif yang lebih baik di seluruh cloud, jaringan, sistem operasi, dan interaktivitas departemen.
  • Memberikan visualisasi yang jelas dalam mengonfigurasi, mengawasi, dan menganalisis kesehatan dan keamanan jaringan dengan lebih baik.

Baca Juga:

Jenis Workflow Automation

Secara teori, workflow automation memiliki dua jenis penerapan, yaitu berdasarkan proses bisnis dan proses robotik. Berikut ini penjelasan selengkapnya.

1. Business Process Workflow

Dalam konsep bisnis, workflow automation merujuk pada metodologi business process management atau BPM. Utamanya, BPM berguna dalam menyusun proses bisnis untuk melayani pelanggan dengan sebaik-baiknya.

digital marketing agency

Disiplin ilmu ini umumnya melibatkan perencanaan hingga eksekusi tugas bisnis (action plan), seperti business process automation, business process mapping, business process modelling, dan business process discovery yang mana berfokus pada pengoptimalan proses bisnis. Baik itu proses employee retention atau pengembangan produk.

Tanpa manajemen yang baik dan sistematis, proses bisnis perusahaan akan berisiko mengalami:

2. Robotic Process Workflow

Software workflow automation juga mengotomatisasi proses robotik yang mana juga dikenal sebagai robotic process automation atau RPA.

Perangkat ini dirancang khusus agar sistem robot dapat melakukan tugas atau pekerjaan yang serupa dengan manusia. Dalam banyak kasus, bot bekerja berdampingan dengan teknologi informasi serta bidang lain untuk mendukung proses administratif.

Selain itu, bot juga dapat mengidentifikasi dan menyarankan informasi yang paling relevan untuk mengatasi kesalahan pemrosesan. Bahkan dalam beberapa kasus, bot tersebut juga bisa mengurangi permasalahan help desk, otentikasi login, dan kesalahan pemrosesan lainnya.

Baca Juga:

Contoh Penggunaan Workflow Automation di Berbagai Proses Bisnis

Dari penjelasan di atas, diketahui bahwa hampir setiap departemen dalam perusahaan dapat memanfaatkan workflow automation. Mulai dari tim marketing, sales, SDM, atau keuangan. Berikut ini beberapa contoh penggunaan otomatisasi yang paling umum.

1. Penjualan (Sales)

Otomatisasi workflow terkait operasional penjualan akan menyederhanakan tugas lead management yang cenderung membosankan. Sehingga, tim penjualan atau sales force dapat berfokus pada proses penjualan, alih-alih manajemen data penjualan. Dengan software sales automation atau bahkan customer relationship management (CRM), beberapa tugas tim penjualan dapat diotomatisasi dengan mudah, contohnya:

  • Menempatkan setiap prospek pada tahapan sales pipeline yang berbeda (sales funnel) saat prospek mengambil keputusan pembelian (buying cycle) atau tindakan lainnya.
  • Mengirim email pengenalan atau email sambutan ke prospek setelah prospek mencoba produk/layanan free trial atau mendownload ebook.
  • Memperbarui tahap kesepakatan setelah prospek menjadwalkan janji temu dengan tim penjualan bisnis.
  • Melaksanakan product knowledge dan menutup penjualan atau closing sales yang lebih cepat dan praktis.
  • Membuat tugas untuk setiap anggota tim penjualan sesaat setelah prospek menjadwalkan meeting pembelian produk atau layanan bisnis.

2. Pemasaran (Marketing)

Contoh Penggunaan Workflow Automation di Marketing

Tim marketing juga tak terhindarkan dari tugas berulang yang identik dengan operasional pemasaran, seperti kampanye pemasaran melalui saluran pemasaran tertentu. Dengan software marketing automation, beberapa tugas marketer dapat diotomatisasi dengan mudah, contohnya:

  • Mendistribusikan tugas pemasaran ke seluruh anggota tim marketing.
  • Membangun brand communication dengan pelanggan.
  • Mengirim email marketing, email blast atau drip campaign, dan newsletter saat audiens memutuskan untuk subscribe website atau media sosial bisnis.
  • Menjadwalkan seluruh kalender media sosial dan menyiapkan alur kerja untuk menangani prospek tertentu (lead nurturing).
  • Mengingatkan calon konsumen untuk check-out barang atau item belanjaan setelah menambahkannya ke dalam cart atau keranjang.
  • Menjadwalkan postingan media sosial di berbagai platform (omnichannel marketing), mulai dari Facebook, Instagram, Twitter, YouTube, TikTok, LinkedIn, dan lain-lain.
  • Mengukur metrik atau KPI marketing selama proses analisis pemasaran.

3. Akuntansi dan Keuangan

Contoh penerapan workflow automation ini berfokus pada aktivitas dalam departemen keuangan dan accounting yang mana memerlukan banyak upaya manajemen entri data secara manual (financial management).

Dengan perangkat otomatisasi ini, tim keuangan dapat lebih mudah menyiapkan laporan keuangan (financial statement atau financial report), menyetujui anggaran, dan mengelola buku besar. Serta mengelola pesanan penjualan dan invoice dari tim sales (sales management).

4. SDM (Human Resource)

Software otomatisasi workflow ini juga dapat mengefektifkan tugas utama tim HRD untuk memasukkan semua informasi pribadi karyawan, seperti nama, alamat, nomor jaminan sosial, dan informasi lainnya ke dalam sistem penggajian, cash flow perusahaan, dan asuransi. Selain itu, tim HRD juga dapat mengotomatisasi tugas-tugas opsional lain, contohnya:

  • Menghapus data kandidat karyawan baru dari database jika kandidat tersebut tidak aktif selama beberapa waktu.
  • Mengirim email ke kandidat yang belum lolos ke tahap perekrutan selanjutnya.
  • Menyeleksi kandidat dengan kata kunci tertentu dalam riwayat pekerjaannya.
  • Mengirim surat perjanjian ke karyawan saat ini.
  • Melacak performance appraisal dari karyawan.
  • Mendengarkan dan mengumpulkan feedback karyawan (employee relations) setelah mereka berada di perusahaan untuk jangka waktu tertentu.

5. Customer Service

Contoh penggunaan workflow automation terakhir adalah untuk kebutuhan layanan pelanggan atau customer service. Tim CS dapat mengotomatisasi tugas-tugas utama, seperti:

Baca Juga:

inMarketing adalah Digital Transformation Consultant dan Digital Marketing Strategy yang fokus pada Leads Conversion, Data-Driven dan Digital Analytics. Kami membantu korporasi untuk tumbuh lebih cepat dengan Marketing Technology Strategy. Konsultasi dengan kami? Contact.