Workflow Management: Pengertian, Manfaat, dan Tips Penerapannya

Pada hakikatnya, setiap perusahaan yang menjalankan operasional bisnis akan mengerjakan tugas-tugas tertentu yang harus di selesaikan melalui serangkaian alur kerja (workflow). Supaya aktivitas tersebut dapat terlaksana secara lebih komprehensif, tim manajemen perusahaan perlu memahami pengelolaan alur kerja atau workflow management.

Seiring dengan semakin meluasnya pengaruh transformasi digital dalam industri bisnis (konsep digitalisasi bisnis), workflow management menjadi salah satu konsep manajemen operasional perusahaan yang wajib untuk di terapkan. Dengan begitu, perusahaan startup atau bisnis UKM/UMKM dari berbagai niche industri mengoptimalkan performa bisnisnya sesuai dengan karakteristik pangsa pasar bisnisnya (market share).

Ketahui informasi selengkapnya seputar workflow management, mulai dari tips penerapan dan manfaatnya bagi perkembangan bisnis dengan membaca artikel inMarketing di bawah ini.

Pengertian Workflow Management

Menyadur dari laman situs TechTarget, workflow management adalah proses mendokumentasikan, memantau, dan meningkatkan serangkaian alur kerja (workflow) agar perusahaan dapat menyelesaikan tugas atau pekerjaan dengan lebih tepat, konsisten, dan efisien.

Workflow di sini menggambarkan proses kerja yang terdiri dari beberapa aktivitas berulang yang mana secara keseluruhan merupakan proses bisnis. Aktivitas dari workflow pada dasarnya terbagi ke dalam dua kategori utama, yaitu:

• Sequential: merujuk pada serangkaian langkah sebagai peristiwa yang harus di kerjakan satu per satu secara berurutan yang mana bergantung pada penyelesaian langkah sebelumnya untuk menyelesaikan tugas berikutnya.
• Parallel: merujuk pada serangkaian langkah yang dapat di kerjakan secara bersamaan untuk menyelesaikan banyak tugas dengan lebih cepat. Meskipun begitu, metode ini membuat alur kerja terkadang harus bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan bisnis yang menyeluruh.

Baca Juga:

• Data Management Platform (DMP): Arti, Manfaat, dan Cara Kerja
• Memahami Pentingnya Manajemen Distribusi (Distribution Management) Dalam Kesuksesan Proses Bisnis

Dalam konsep manajemen bisnis, proses workflow management dapat terjadi ketika alur kerja di picu oleh aspek input dan aktivitas transformasi tertentu. Dengan tujuan untuk menghasilkan output atau hasil dari setiap langkah manajemen yang nantinya dapat menjadi input untuk langkah selanjutnya atau menjadi keluaran akhir. Aspek-aspek pemicu tersebut dapat berupa:

• Input: semua informasi, aset, dan sumber daya perusahaan, seperti karyawan, vendor, prospek atau pelanggan, atau mitra bisnis yang di dapatkan secara langsung maupun melalui berbagai saluran digital (omnichannel atau multichannel).
• Transformasi: merujuk pada strategi bisnis atau tindakan yang tim perusahaan ambil untuk melakukan setiap tanggung jawabnya dalam memanajemen alur kerja secara sequential atau paralel (corporate responsibility).

Sebagai contoh, seorang anggota tim marketer mengajukan sejumlah dana untuk menjalankan suatu operasional pemasaran (operating expense). Misalnya pelaksanaan strategi pemasaran yang memanfaatkan marketing campaign untuk memasarkan produk (product marketing) atau layanan bisnis (services marketing). Terkait kebutuhan tersebut, perusahaan yang di bantu tim keuangan akan melaksanakan serangkaian langkah atau alur kerja untuk menyediakan marketing budget.

Perusahaan juga dapat memanfaatkan manajemen workflow ini untuk kebutuhan employee onboarding atau proses sistematis dan terarah dalam mempekerjakan karyawan baru sekaligus mengenalkan lingkungan perusahaan ke karyawan baru. Dengan begitu, perusahaan dapat mengenalkan budaya kerja dan pekerjaan atau tanggung jawab seorang karyawan baru di perusahaan.

Perbedaan Workflow Management vs Project Management vs Business Process Management (BPM)

Hingga saat ini, manajemen workflow seringkali di samakan dengan proses manajemen proyek atau project management.

Hal ini lantaran baik manajemen workflow dan manajemen proyek sama-sama berfokus pada membuat dan mendokumentasikan tugas serta menentukan sumber daya yang di perlukan (resource management) untuk menjalankan tugas tersebut. Dengan kata lain, keduanya memiliki kesamaan kebutuhan manajemen (asset management) dalam menciptakan fungsi, layanan, atau produk baru serta meningkatkan fungsi, layanan, atau produk yang sudah ada.

Baca Juga:

• Komponen dan Cara Kerja Strategic Management untuk Optimasi Proses Bisnis
• Cost Management Plan : Pengertian, Manfaat, dan Elemen Pentingnya untuk Bisnis

Akan tetapi, manajemen workflow di lakukan untuk meningkat manajemen (sustainability management) dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan (sustainable growth). Di mana hal tersebut berbanding terbalik dengan konsep manajemen proyek yang cenderung terlaksana dalam jangka waktu pendek, dengan pengawasan yang akan berakhir saat proyek selesai.

Tak hanya dengan project management, konsep workflow management juga terkadang di gunakan secara bergantian dengan business process management (BPM). Padahal kedua disiplin ilmu tersebut berbeda secara signifikan dalam hal cakupannya.

Manajemen workflow berfokus pada pengelolaan langkah-langkah untuk menyelesaikan satu tugas. Sedangkan BPM bertujuan untuk mengelola, meningkatkan, dan mengoptimalkan proses bisnis dengan melibatkan perencanaan hingga eksekusi tindakan (action plan). Mulai dari business process discovery, business process mapping, business process modelling, dan business process automation.

Manfaat Workflow Management

Berkat proses manajemen workflow, perusahaan berkesempatan untuk bisa:

• Membuat dan mendokumentasikan seluruh alur kerja dengan lebih terstruktur dan konsisten.
• Menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan secara kolaboratif dengan anggota tim lainnya.
• Menciptakan visibilitas terkait proses penyelesaian tugas serta peran dalam mengelola alur kerja perusahaan. Dengan begitu, manajer perusahaan dapat melihat hambatan, inefisiensi, atau redudansi dalam alur kerja.
• Mengidentifikasi peluang untuk menyederhanakan, mengotomatisasi, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas alur kerja. Pada akhirnya, perusahaan dapat menghemat tenaga, waktu, dan keuangan bisnisnya (business cost).
• Menciptakan budaya kerja yang lebih positif serta meningkatkan produktivitas (employee activation) dan kepuasan karyawan dalam mengerjakan tugas (employee engagement).

Tips Terbaik Workflow Management

Supaya proses manajemen workflow dapat terlaksana dengan lebih maksimal, alangkah baiknya seluruh tim perusahaan menerapkan tips-tips terbaik berikut ini.

1. Petakan Workflow

Pertama-tama, manajer perusahaan perlu memetakan seluruh alur kerja (process mapping), bahkan pada alur kerja yang tergolong sederhana. Cara ini dapat membantu perusahaan dalam memvisualisasikan setiap langkah bisnis dan mengidentifikasi area mana yang dapat perusahaan tingkatkan (gap analysis).

2. Identifikasi Stakeholder Internal dan Eksternal

Setelah memetakan alur kerja, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi semua jenis stakeholder atau individu yang bertanggung jawab atas tugas tertentu dalam alur kerja (stakeholder management).

Utamanya, stakeholder menjadi pihak yang memiliki peran penting dalam manajemen finansial perusahaan. Di mana secara konsep, stakeholder terbagi menjadi dua jenis, yaitu:

• Stakeholder internal yang mencakup pemegang saham (shareholder), karyawan, koordinator proyek, koordinator pengadaan (procurement), dan manajer perusahaan (manajer lini dan manajer senior).
• Stakeholder eksternal yang mencakup masyarakat umum, vendor, supplier, konsumen, kontraktor, kreditur, dan regulator industri.

Tentukan semua stakeholder yang terlibat dan tetapkan peran mereka. Apa tugas spesifik yang menjadi tanggung jawab stakeholder? Atau kapan para stakeholder tersebut harus menyelesaikan tugas-tugasnya?

Pastikan pula mencatat aliran di antara setiap langkah workflow. Dapatkan feedback dari setiap stakeholder saat perusahaan berupaya memetakan workflow pada tahap sebelumnya.

3. Gunakan Workflow Management System

Perusahaan juga bisa memaksimalkan manajemen workflow dengan menggunakan sistem khusus yang dapat mengotomatisasi alur kerja (workflow automation) agar tugas atau pekerjaan perusahaan dapat terselesaikan dengan lebih cepat, mudah, dan konsisten tanpa melibatkan peran maupun input manusia. Sistem manajemen yang di beri kategori sebagai Software-as-a-Service (SaaS) ini juga bermanfaat untuk:

• Meningkatkan skalabilitas perusahaan dan user experience.
• Menyederhanakan manajemen bisnis.
• Mengurangi time to market dalam business lifecycle.
• Mengurangi potensi kesalahan atau error (risk appetite) dari data entry manual (risk management).
• Mengotomatiskan alur pengajuan dokumen dan persetujuan dalam perusahaan.
• Memperjelas alur komunikasi antara tim produksi dan operasional perusahaan (corporate communication).
• Menciptakan pengawasan administratif yang lebih baik di seluruh cloud, jaringan, sistem operasi, dan interaktivitas departemen.
• Memberikan visualisasi yang jelas dalam mengonfigurasi, mengawasi, dan menganalisis kesehatan dan keamanan jaringan perusahaan dengan lebih baik.

Baca Juga:

• Digital Process Automation: Pengertian, Manfaat, dan Fungsinya
• Manfaat dan Perbedaan CRM vs Marketing Automation