Pentingnya Business Process Automation Bagi Proses Bisnis Perusahaan

Pentingnya Business Process Automation Bagi Proses Bisnis Perusahaan

Saat ini, sebagian besar perusahaan modern telah memanfaatkan sistem teknologi informasi dan manajemen proses bisnis (BPM) untuk mengelola sekaligus mengoptimisasi proses bisnisnya. Sebab, dengan keduanya, perusahaan dapat memodelkan proses bisnis sesuai kebutuhan pangsa pasar serta meningkatkan kepuasan pelanggan dan keuntungan perusahaan. Kendati demikian, bagi pebisnis yang ingin mengubah atau memperbarui metodologi proses bisnis yang sudah ada, butuh sistem otomatisasi untuk proses bisnis atau yang dikenal dengan istilah business process automation.

Business process automation menjadi salah satu dari sekian banyak sistem atau metodologi yang perusahaan gunakan untuk mengefektifkan dan mengefisienkan kinerja perusahaan. Pasalnya, sistem otomatisasi ini mengaitkan berbagai komponen dalam pengembangan bisnis tanpa campur tangan manusia. Mulai dari input barang, pengembangan produk, pemasaran beserta kampanye promosinya, hingga distribusi produk ke supplier atau langsung ke pelanggan target.

Dengan begitu, perusahaan memiliki landasan yang kuat dan pakem dalam menjalankan proses bisnis sehingga perusahaan mampu berkompetisi di segmentasi pasar yang lebih luas.

Dalam artikel ini, inMarketing akan menjelaskan secara singkat namun jelas tentang apa itu business process automation, apa pentingnya untuk proses bisnis, dan apakah benar sistem otomatisasi ini hanya bisa dijangkau oleh perusahaan besar.

Apa Itu Business Process Automation?

Menurut Techtarget, Business Process Automation atau BPA adalah pengunaan teknologi yang menjalankan proses bisnis tanpa campur tangan manusia. Sederhananya, proses ini akan berjalan saat Anda mengambil tugas dan mengimplementasikan suatu perangkat lunak untuk menjalankan segala proses bisnis di balik layar, terjadwal, atau dengan kata lain, secara otomatis.

Tujuan BPA tidak hanya untuk menggantikan tenaga kerja manual dari manusia dengan memanfaatkan sistem otomatisasi, tetapi juga untuk menyederhanakan dan meningkatkan kinerja langkah-langkah alur kerja (workflow) yang membentuk proses bisnis. Dengan memusatkan proses bisnis melalui otomatisasi, perusahaan Anda dapat melihat alur kerja bisnis dengan lebih transparan.

Baca Juga:

BPA dapat menjadi inisiatif mandiri atau bagian dari strategi manajemen proses bisnis (BPM) yang lebih besar dan menyeluruh. Istilah BPA dan BPM terkadang stakeholder bisnis gunakan secara bergantian. Keduanya sama-sama bertujuan untuk membantu pebisnis mewujudkan tujuan dan target bisnis dengan lebih baik melalui upaya meningkatkan proses bisnis.

digital marketing agency

Manfaat Business Process Automation

Manfaat Business Process Automation

Saat ini, business process automation sangatlah penting dalam upaya perusahaan modern untuk menjadi bisnis digital. Transformasi digital bergantung pada otomatisasi proses, yang mana sering kali dimulai dengan mengubah informasi menjadi format yang dapat komputer baca yang kemudian menjadi bagian dari otomatisasi seluruh perusahaan.

Lalu, ketika berbicara tentang manfaat yang ditawarkan otomatisasi bisnis ini, umumnya pebisnis akan merasa:

  • Produktivitas kerja lebih tinggi.
  • Lebih sedikit terjadinya human error.
  • Mengurangi biaya operasional (operating expenses).
  • Meningkatkan pengalaman pelanggan (customer experience).
  • Meningkatkan pendapatan (revenue) bisnis.

Jika Anda memanfaatkan dan menerapkan BPA dengan benar, maka faktor-faktor tersebut membantu perusahaan Anda menghasilkan return on investment (ROI) yang baik, customer service yang lebih baik, serta karyawan yang lebih bahagia sehingga meminimalisir pergantian karyawan (employee turnover).

Tips Menggunakan Business Process Automation

Walaupun bersifat otomatis dan bisa Anda gunakan sesuai kebutuhan, tetapi Anda haruslah memahami cara bagaimana agar Anda mendapatkan hasil yang maksimal dari otomatisasi untuk proses sehari-hari Anda. Berikut adalah beberapa tips cepat.

1. Jangan Coba Mengotomatiskan Proses yang Rusak

Sejatinya, BPA dengan segala otomatisasinya hanyalah alat di tangan Anda untuk mengelola proses bisnis. Ketika Anda terapkan BPA pada operasi bisnis yang tidak efisien, otomatisasi hanya akan meningkatkan ketidakefisienan seluruh proses bisnis.

Sebagai alternatifnya, gunakan pemetaan alur kerja (workflow mapping) untuk mengatur pekerjaan antar tim dan memahami semua langkah strategi bisnis yang diperlukan sebelum menerapkan solusi otomatisasi.

2. Hindari Otomatisasi Berlebihan

Meskipun segala suatu hal yang bersifat otomatis akan memudahkan hidup manusia, akan tetapi sebaiknya Anda tidak mengotomatisasi proses bisnis terlalu banyak. Sebab, tetap saja sentuhan manusia berperan penting untuk keberhasilan strategi otomatisasi bisnis Anda. Anda dapat mengotomatiskan proses tertentu, namun tetap manusia lah yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan.

Baca Juga:

3. Sesuaikan Dengan Tren Bisnis di Sekitar Anda

Pilih solusi BPA yang sesuai dengan model bisnis Anda, apakah itu B2B, B2C, D2C, business model canvas (BMC), dan lain sebagainya. Bergantung pada tujuan otomatisasi Anda, perangkat lunak Anda harus mencakup fitur spesifik yang paling bisnis Anda butuhkan. Sehingga, sebaiknya terapkan solusi yang terbukti memberdayakan bisnis Anda.

4. Pilih Solusi Otomatisasi Terbaik

Berkaitan dengan poin ketiga sebelumnya, Anda perlu ketahui bahwa pebisnis kerap kali memiliki setiap bagian dari alur kerja yang dimiliki oleh vendor layanan yang terpisah. Itulah mengapa pentingnya untuk memastikan bahwa alat otomatisasi Anda mampu berintegrasi dengan sistem lain dengan mudah.

5. Pastikan Lindungi Data Anda

Pilih sistem business process automation yang memiliki sistem keamanan untuk mengurangi potensi serangan cyber (cyber attack). Memang benar transformasi digital saat ini membuat proses bisnis lebih sederhana dan lebih cepat. Tetapi, itulah yang juga membuat BPA lebih rentan terhadap intervensi dari luar.

Contoh Penerapan Business Process Automation

Proses bisnis yang dapat diotomatisasi bisa dimanfaatkan oleh berbagai niche bisnis. Mulai dari manajemen, perencanaan penjualan dan operasi, supply chain, hingga sumber daya manusia dan teknologi informasi.

Sehingga secara umum, tugas yang bervolume tinggi, berulang, sensitif terhadap waktu, melibatkan banyak orang, dan memerlukan kepatuhan serta jejak audit adalah kandidat yang baik untuk otomatisasi. Berikut adalah contoh proses bisnis yang mendapat manfaat dari BPA.

1. Marketing Automation

Perangkat lunak otomatisasi pemasaran (marketing automation) memungkinkan perusahaan dapat menargetkan pelanggan dengan kampanye pemasaran otomatis di seluruh saluran pemasaran. Mulai dari email, website, media sosial, dan pesan teks untuk menghasilkan prospek penjualan (lead generation).

Umumnya, teknologi ini meliputi segmen manajemen hubungan pelanggan, atau customer relationship management (CRM), dan biasanya digunakan oleh departemen pemasaran. Dengan begitu, mereka bisa menghapus tugas berulang dari alur kerja staf dan meningkatkan efisiensi strategi pemasaran secara keseluruhan.

2. Orientasi/Integrasi Karyawan Baru

Mengintegrasikan karyawan baru adalah proses bisnis penting yang melibatkan banyak tugas sederhana namun penuh ketelitian. Mulai dari mengisi formulir karyawan dan menjadwalkan sesi pelatihan, hingga menyelesaikan dokumen pajak dan menyiapkan rekening bank. Mengotomatiskan proses dapat mengurangi kebutuhan dokumen bisnis, sehingga memastikan semua langkah selesai dengan cepat dan mudah.

3. Layanan IT Support

Volume permasalahan TI yang masuk biasanya melebihi kapasitas staf TI untuk menanganinya. Dengan perangkat lunak otomatisasi, staf TI dapat menganalisis, mengklasifikasikan, dan merutekan tugas ke personel pendukung yang relevan.

Selain itu, BPA juga dapat membantu staf TI untuk memberikan pembaruan layanan kepada pelanggan dan memperingatkan staf TI lainnya terkait masalah yang perlu segera diperhatikan untuk alasan kedisipinan. Biasanya, tools layanan helpdesk otomatis yang canggih menggabungkan artificial intelligence (AI) untuk memprediksi, mengelola, dan menyelesaikan masalah umum pengguna.

Baca Juga:

inMarketing adalah Digital Transformation Consultant dan Digital Marketing Strategy yang fokus pada Leads Conversion, Data-Driven dan Digital Analytics. Kami membantu korporasi untuk tumbuh lebih cepat dengan Marketing Technology Strategy. Konsultasi dengan kami? Contact.